Verkoopsvoorwaarden

Adres:

RecoMatics NV

Koedreef 48

9070 Destelbergen

België

T. +32(0)9 231 76 86

BTW: BE 0456.139.530

RecoMatics Verkoopsvoorwaarden


1. Voorwerp

Onverminderd de toepassing van eventuele bijzondere voorwaarden die zijn opgenomen in een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, zijn deze verkoopsvoorwaarden van toepassing op iedere aanbieding, offerte of overeenkomst tussen RecoMatics en haar klant. Ingeval van tegenstrijdigheid tussen deze verkoopsvoorwaarden en enige afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, gelden de bepalingen van de afzonderlijke schriftelijke overeenkomst boven de verkoopsvoorwaarden.

De gedetailleerde beschrijving van de producten en diensten is opgenomen in één of meerdere deelovereenkomsten, één of meerdere Statements of Work (SoW), bijlage(n)/offertes.  

Behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst wordt de rechtsverhouding tussen partijen geregeld door de huidige verkoopsvoorwaarden, waarvan de klant door de aanvaarding van de overeenkomst, verklaart kennis te hebben genomen en deze integraal te aanvaarden.

Aanvaarding van deze verkoopsvoorwaarden impliceert tevens dat de klant volledig verzaakt aan de toepassing van zijn eigen algemene (aankoop)voorwaarden. 

Revisies of wijzigingen aan de verkoopsvoorwaarden zullen pas van kracht worden indien ze naar behoren schriftelijk tussen de Partijen zijn overeengekomen.

Indien de levering onderdelen bevat, zoals software of licenties van een derde partij, werkuren te presteren door een derde partij, hardware geleverd door een derde partij dan gelden de algemene verkoopsvoorwaarden van deze derde partij indien onverenigbaar met onderhavige voorwaarden.

Met “de overeenkomst” wordt elk document bedoeld die betrekking heeft op de opdracht of de levering die de klant aan RecoMatics toevertrouwt.


2. Prijzen

De prijzen worden uitgedrukt in euro en berekend overeenkomstig de bepalingen en scope van de deelovereenkomst(en), SoW, bijlage(n) en offerte(s). Alle vermelde prijzen zijn excl. BTW, belastingen, taksen en heffingen van gelijk welke overheid, tenzij anders vermeld. Alle belastingen, taksen en/of heffingen, van welke aard ook, die betrekking hebben op de geleverde goederen/diensten of het transport ervan, met inbegrip van nieuwe belastingen, taksen en heffingen die na de totstandkoming van de overeenkomst zouden worden ingevoerd, zijn integraal ten laste van de klant.  

Opgegeven prijzen gelden uitsluitend in geval van toepassing van de verkoopsvoorwaarden van RecoMatics. Toepassing van de aankoopvoorwaarden van de klant geeft aanleiding tot een verrekening in de aangeboden prijzen. De prijzen hebben uitsluitend betrekking op de scope die beschreven wordt in het bijhorende document. Elke wijziging van scope of bijkomende bestelling geeft aanleiding tot een prijsaanpassing. Elke toegekende korting is éénmalig en schept geen rechten naar de toekomst.  

De prijzen van onderhoudscontracten worden jaarlijks herzien volgens de Agoria-index. Andere prijsafspraken kunnen jaarlijks herzien worden om deze aan te passen aan de werkingskosten van RecoMatics. Het uitblijven van deze aanpassing gedurende één of meerdere jaren brengt geen verval van recht tot aanpassing mee. In dat geval behoudt RecoMatics zich het recht voor om niet eerder uitgevoerde aanpassingen met terugwerkende kracht uit te voeren.  


3. Betaling

De bedragen zijn betaalbaar netto zonder korting ten laatste 30 dagen na factuurdatum. De facturatie geschiedt conform de afspraken in de deelovereenkomst/SoW/offerte. De betaling gebeurt door overschrijving op het rekeningnummer: IBAN: BE95446962998158 BIC: KREDBEBB. 

Alle betwistingen moeten voldoende gedetailleerd en gericht worden aan de maatschappelijke zetel binnen de 10 dagen na datum van de factuur.

Partijen komen overeen dat per verzonden aanmaning een bijkomende administratieve kost van € 25,00 mag aangerekend worden. 

Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldag worden alle andere nog niet vervallen schuldvorderingen op de klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling opeisbaar. In dat geval behoudt RecoMatics zich het recht voor om de uitvoering van alle lopende bestellingen te schorsen tot volledige vereffening van alle openstaande bedragen en dit zonder voorafgaande ingebrekestelling, noch schadevergoeding aan de klant.

In geval van gehele of gedeeltelijke niet-betaling van een factuur op de vervaldag, is de klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, een maandelijkse verwijlintrest verschuldigd op het onbetaalde factuurbedrag, ten belope van 1% per begonnen maand tenzij de wettelijke intrestvoet hoger is, in welk geval de wettelijke intrestvoet geldt.  

Ingeval van laattijdige betaling zal de schuldenaar naast de moratoire intrest een vergoeding verschuldigd zijn van 15% op de hoofdsom, met een minimum van 150,00 EUR, ter dekking van de buitengerechtelijke invorderingskosten veroorzaakt door de niet-betaling en onverminderd het recht om een vergoeding te vorderen voor andere schadeposten die niet louter zijn veroorzaakt door de niet-betaling.  

Betalingen die de klant aan RecoMatics verricht, worden in de eerste plaats aangerekend op de door de klant verschuldigde kosten, daarna op de verschuldigde intrest en pas in de laatste plaats op de verschuldigde hoofdsom.

Indien er bij RecoMatics op enig moment twijfels rijzen omtrent de kredietwaardigheid van de klant door daden van gerechtelijke uitvoering tegen deze klant, bij niet-of laattijdige betaling van een of meerdere facturen en/of enige andere aanwijsbare gebeurtenis waaronder de betrokkenheid in enige insolventie-procedure, behoudt RecoMatics zich uitdrukkelijk het recht voor om voor de nog uit te voeren leveringen een voorafgaande betaling te eisen, dan wel andere zekerheden te vragen, zelfs indien de goederen reeds geheel of gedeeltelijk werden verzonden. Indien de klant weigert om op het verzoek van RecoMatics in te gaan, behoudt RecoMatics zich het recht voor om de overeenkomst middels een kennisgeving per gewone brief of e-mail onmiddellijk, eenzijdig, zonder rechterlijke machtiging en zonder enige vergoeding aan de klant te ontbinden. In voorkomend geval is de klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 15% van de totale prijs van de bestelling, onverminderd het recht van RecoMatics om een hogere vergoeding te vorderen mits bewijs van hogere werkelijk geleden schade. 

RecoMatics kan op elk ogenblik, zelfs na faillissement van de klant of in een situatie van gerechtelijke tussenkomst, de tegoeden en schulden compenseren die wederzijds bestaan tussen RecoMatics en de klant. Deze compensatie kan uitgevoerd worden, ongeacht de vorm of het voorwerp van schulden en vorderingen, ongeacht de munteenheid of ongeacht het eisbare of niet eisbare karakter van de wederzijdse schulden of vorderingen. De berekening van deze compensatie wordt uitgevoerd in euro na, indien nodig, omrekening van de vreemde deviezen voor rekening van de klant. 


4. Duur

Overeenkomsten worden aangegaan voor een onbepaalde duur en worden van kracht op datum van ondertekening ervan. Ze blijven van kracht zolang een van de deelovereenkomsten, SoW of een bijlage van kracht is.

Artikels 11, 12, 8 ,9 en 10 die betrekking hebben op eigendomsrechten, geheimhouding, gegevensbescherming en niet-aanwerving van personeel blijven geldig, ook na het beëindigen van de overeenkomst en/of de deelovereenkomsten/SoW/bijlage.

Alle aanbiedingen of offertes van de RecoMatics zijn vrijblijvend en binden haar als dusdanig niet. Orders van een klant binden RecoMatics evenmin. Tussen RecoMatics en de klant komt pas een overeenkomst tot stand door de ondertekening tussen partijen van een orderbevestiging of enige andere schriftelijke overeenkomst.

De offertes van RecoMatics zijn gedurende een maand geldig, behoudens indien anders vermeld. 

Onderhoudsovereenkomsten zijn steeds afgesloten voor een initiële periode van 3 jaar en worden daarna telkens stilzwijgend verlengd voor een periode van één jaar.

Het beëindigen van de onderhoudsovereenkomst kan door beide partijen mits een vooropzeg via aangetekend schrijven van drie maand voor de vervaldag. 

De opzeggingsmodaliteiten van de deelovereenkomsten worden in de overeenkomsten zelf beschreven. Bij vroegtijdige opzeg van dergelijke deelovereenkomst worden steeds de reeds gepresteerde uren of geleverde goederen in rekening gebracht en zijn eventuele betaalde bedragen niet recupereerbaar.

Het contract neemt automatisch een einde door het overlijden, het kennelijk onvermogen, de vereffening of het faillissement van de klant en dit op het ogenblik dat de betalingen aan RecoMatics gestaakt worden.


5. Levering

De producten en diensten worden geleverd volgens de termijnen zoals opgegeven in de deelovereenkomst, SoW of de bijlage/offerte. De klant erkent dat ingeval van maatwerk de opgegeven termijnen afhankelijk kunnen zijn van de beschikbaarheid van de klant om beslissingen te nemen en informatie te verstrekken.

Behoudens anders opgenomen in de deelovereenkomst, SoW of de bijlage/offerte zijn de levertermijnen indicatief en is dit ten aanzien van RecoMatics slechts een middelenverbintenis. Niet-nakoming van de leveringsdatum zal geen aanleiding geven tot schadevergoeding wegens vertraging.

RecoMatics kan voor het verstrekken van diensten of de levering van goederen een beroep doen op onderaannemers zonder dat hiervoor de toestemming van de klant nodig is. RecoMatics behoudt de volledige verantwoordelijkheid voor de levering van de betreffende deelovereenkomst, SoW of offerte.


6. Aansprakelijkheid

RecoMatics is slechts aansprakelijk voor schade veroorzaakt door bewezen tekortkomingen die rechtstreeks aan haar toe te schrijven zijn binnen de grenzen van dit artikel. In geval van schade zal de klant hiervoor RecoMatics schriftelijk in gebreke stellen en gedetailleerd de aard van de tekortkoming beschrijven. De ingebrekestelling dient RecoMatics een redelijke periode te geven om de tekortkoming te verhelpen.  

RecoMatics zal in dat geval gehouden zijn om de door haar (personeel) veroorzaakte en door de Klant bewezen rechtstreekse schade uitsluitend aan RecoMatics toe te wijzen, te herstellen, beperkt tot het maximumbedrag van de totale implementatiekost ongeacht of de vordering ingesteld is op contractuele (o.a. via SLA’s) dan wel op buitencontractuele grondslag. Indien de duur van de opdracht 1 jaar overschrijdt is de aansprakelijkheid beperkt tot de jaarlijkse waarde van de opdracht.

Als RecoMatics de fout op eigen kosten herstelt, kan de klant geen aanspraak maken op een schadevergoeding.

In geen geval is RecoMatics aansprakelijk voor:

  • Schade die geheel of gedeeltelijk veroorzaakt is door hardware of software geleverd of aangemaakt door derden, of door enig ander element aanwezig in het bedrijf van de Klant, of in het bedrijf van de Klant gebracht na de ondertekening van huidige overeenkomst;
  • Vorderingen door een derde die ingesteld worden tegen de Klant.
  • Om het even welk geval van winst en of omzetderving.
  • Om het even welke andere gevolgschade, onrechtstreekse schade, economisch direct of indirect verlies.

Het recht op schadevergoeding voor fouten rechtstreeks toe te schrijven aan RecoMatics vervalt drie (3) maanden na het zich voordoen van de vermeende fout.


7. Overmacht

RecoMatics is niet aansprakelijk voor een vertraging of niet-uitvoering van haar verbintenissen indien deze te wijten is aan overmacht. Voorbeelden van overmacht zijn oorlog, oproer, rellen, ontploffingen, stakingen of sociale conflicten, gebreken in de apparatuur van de klant, defecten in de telecommunicatie- en IT-apparatuur van derden of de onmiddellijke beëindiging door een leverancier van de samenwerking tussen RecoMatics en deze leverancier, zonder dat deze beëindiging het gevolg is van een materiële tekortkoming van RecoMatics. Indien overmacht RecoMatics belet om haar verbintenissen krachtens de Overeenkomst gedurende een ononderbroken periode van meer dan drie (3) maanden na te komen, dan kan de klant de samenwerking beëindigen zonder vergoeding.

Aangezien de verbintenis van de klant jegens RecoMatics in essentie een betalingsverplichting uitmaakt, wordt overmacht in hoofde van de klant hierbij uitdrukkelijk uitgesloten.


8. Geheimhouding 

RecoMatics verbindt zich tot geheimhouding van alle informatie over de klant, haar cliënteel, haar projecten en investeringen, die RecoMatics of haar aangestelden op om het even welke manier ontvangen naar aanleiding van of tijdens de uitvoering van deze overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende deelovereenkomsten, SoW en bijlagen.

Deze informatie zal door RecoMatics niet aan derden worden kenbaar gemaakt zonder voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van de klant.

Beide partijen verbinden zich ertoe met de melding 'CONFIDENTIEEL' gemerkte documenten terug te bezorgen of te vernietigen (naar keuze van de tegenpartij) van zodra deze informatie voor de uitvoering van de overeenkomst, hetzij de deelovereenkomst, hetzij de SoW of bijlage, niet meer nodig is.

In het algemeen zullen de beide partijen ter geheimhouding van de bedrijfsinformatie waarover zij in verband met de wederpartij beschikken, dezelfde voorzorgen nemen als zij zouden nemen om het ongeoorloofde gebruik, de verspreiding of de publicatie van eigen bedrijfsinformatie van analoge aard te verhinderen. RecoMatics zal alle informatie over cliënten van de klant die zij tijdens de uitvoering van de overeenkomst of daaruit voortvloeiende deelovereenkomsten, SoW of bijlagen zou verkrijgen onmiddellijk vernietigen en een bijzondere waakzaamheid aan de dag leggen om de verspreiding ervan te voorkomen.  

De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

• Publiek beschikbaar is of wordt.

• Op rechtmatige wijze is verkregen van derden.

• Op totaal van de wederpartij onafhankelijke manier zelf is ontwikkeld of ontdekt.

Het is RecoMatics evenwel toegelaten om de naam en het logo van de klant, zowel tijdens als na de overeenkomst, op haar referentielijst te vermelden en deze referentielijst publiek te maken.


9. Gegevensbescherming/-verwerking

Beide partijen verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om de bepalingen van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (GDPR) na te leven.

RecoMatics zal de door de klant ter beschikking gestelde persoonsgegevens of alle andere data die al of niet persoonsgegevens bevat, uitsluitend in opdracht van de klant gebruiken in het kader van de uitvoering van een specifieke opdracht, een deelovereenkomsten of een SoW en deze enkel gebruiken zolang dit nodig is.

Na de uitvoering zal RecoMatics met toestemming van de klant, enkel die gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om supportcases te ondersteunen.

De klant verzekert dat alle gegevens die hij in het kader van een opdracht aan RecoMatics ter beschikking stelt, wettelijk aan RecoMatics worden meegedeeld conform de wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de verwerking van persoonsgegevens. De klant machtigt RecoMatics deze gegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks of onrechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht.

De klant machtigt RecoMatics eveneens om de verwerkte data intern in te zetten voor zijn continue productverbetering.

Indien RecoMatics in het kader van een opdracht voor de klant persoonsgegevens verwerkt zal hiervoor een specifieke dataprocessing agreement afgesloten worden met de Klant. 


10. Informatie – en consultatieverplichting

De klant zal aan RecoMatics alle informatie verzoeken die noodzakelijk is opdat de klant een inzicht krijgt in de exacte inhoud van de diensten die zullen worden geleverd en de kenmerken van de aangeboden producten. In principe staat deze informatie voldoende beschreven in de deelovereenkomsten, SoW en bijlagen/offertes, maar de klant heeft te allen tijde de mogelijkheid om verduidelijkingen van RecoMatics te vragen.

De klant erkent dat RecoMatics in het kader van deze overeenkomst en alle eruit volgende deelovereenkomsten, SoW en bijlagen/offertes heeft voldaan aan zijn plicht om de klant te informeren.


11. Overdracht van eigendom en risico van geleverde goederen

De eigendom van het verkochte goed (bijv. scanner) zal pas worden overgedragen op de klant na volledige voldoening door de klant van al hetgeen als tegenprestatie van de door RecoMatics geleverde of te leveren goederen en diensten aan RecoMatics verschuldigd is, met inbegrip van de betaling van de overeengekomen prijs, kosten, intrest en eventuele schadevergoedingen. Niettemin zullen de risico’s van het verlies of de vernietiging van het verkochte goed integraal worden gedragen door de klant vanaf het moment dat het verkochte goed aan hem geleverd werd.

Tot het ogenblik dat de eigendom van het verkochte goed effectief aan de klant is overgedragen, (i) is het de klant uitdrukkelijk verboden om de geleverde goederen als betaalmiddel aan te wenden, te verpanden of te bezwaren met enig ander zekerheidsrecht; (ii) zal de klant op de geleverde goederen een teken aanbrengen dat duidelijk leesbaar weergeeft dat de geleverde goederen eigendom blijven van RecoMatics. Voor zover als nodig wordt onderhavige clausule voor elke levering geacht te zijn herhaald. De klant verbindt zich ertoe om RecoMatics onmiddellijk via aangetekende brief te verwittigen van elk beslag dat door een derde op de geleverde goederen zou zijn gelegd.


12. Intellectuele rechten

RecoMatics blijft eigenaar van alle door haar ontwikkelde software en behoudt daarop alle rechten. Niets in de overeenkomst kan worden opgevat of uitgelegd als een overdracht van de intellectuele eigendomsrechten van RecoMatics aan de klant.  

De klant verwerft voor de duur van de overeenkomst een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de software voor zijn eigen interne zakelijke doeleinden te gebruiken (“Gebruiksrecht”). Bij beëindiging van de overeenkomst loopt het Gebruiksrecht ten einde. De klant mag de software niet gebruiken voor andere doelstellingen dan waarvoor het Gebuiksrecht verkregen werd of de software op een manier gebruiken die niet strookt met het normale gebruik. RecoMatics behoudt zich het recht voor om updates, upgrades en nieuwe versies van de software te implementeren en zonder vergoeding, de toegang tot de software voor een redelijke termijn op te schorten voor onderhouds- of installatiedoeleinden.

De beperkingen aan het gebruik van software en documentatie door derden ontwikkeld en door RecoMatics verworven, zijn vastgelegd in de toepasselijke licentievoorwaarden en documentatie-voorwaarden voor het betrokken product, zoals opgesteld en opgelegd door de producent of de verdeler ervan.

RecoMatics zal voor de klant de nodige licenties verwerven en overdragen.

De klant zal zich hiernaar richten en zal RecoMatics vrijwaren in geval de producent of de verdeler van deze producten tegen RecoMatics een vordering instelt wegens vermeende inbreuk op zijn eigendomsrechten door de niet-naleving van de licentievoorwaarden zoals deze aan de klant werden meegedeeld.

Wat betreft de upgrade politiek van software van derden schikt RecoMatics zich naar de politiek van de betreffende leverancier. Eventuele extra kosten door die leverancier aangerekend zullen aan de klant vooraf gecommuniceerd worden alvorens tot verbintenis over te gaan. De eindbeslissing berust in voorkomend geval bij de klant op advies van RecoMatics.


13. Personeel, niet aanwerving

RecoMatics behoudt zich het recht voor te bepalen welke medewerker wordt toegewezen aan een opdracht, alsook om deze medewerker te veranderen gedurende de opdracht.  

RecoMatics en de klant verbinden zich ertoe om gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot een (1) jaar na de beëindiging ervan, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, geen medewerkers van deze andere partij, rechtstreeks of onrechtstreeks (bijv. als consultant, onafhankelijk adviseur, via een vennootschap etc.) te werk te stellen. In geval van schending van deze bepaling, zal de partij die deze bepaling geschonden heeft een schadevergoeding verschuldigd zijn aan de andere partij ten belope van het brutojaarloon (met inbegrip van alle voordelen waarop de betreffende werknemer gerechtigd was) en de werkgeversbijdragen van de desbetreffende medewerker op het ogenblik van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.


14. Ondertekening

In het geval een ondertekend exemplaar meegedeeld wordt via e-mail met een “.pdf” of “.jpeg” gegevensbestand of via een andere exacte kopie, zal de erin opgenomen handtekening een geldige en bindende verbintenis creëren in hoofde van de ondertekenaar (of in wiens naam en voor wiens rekening de handtekening werd geplaatst) met dezelfde waarde, kracht en effect alsof ze origineel was. 

De persoon die deze voorwaarden aanvaardt in naam van een entiteit verklaart dat hij de wettelijke bevoegdheid heeft om de overeenkomst aan te gaan in naam van die entiteit.


15. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze overeenkomst en haar bijlagen, de deelovereenkomsten en SoW die eruit voortvloeien, worden uitsluitend beheerst door het Belgische recht.

De toepassing van het Weens Koopverdrag van 11 april 1980 wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

Alle geschillen tussen partijen omtrent overeenkomsten die aan deze verkoopsvoorwaarden zijn onderworpen, behoren uitsluitend tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent.