Elektronische factuurverwerking, ook bekend als e-invoicing, is het proces waarbij facturen elektronisch worden aangemaakt, verzonden en ontvangen. Deze moderne oplossing biedt bedrijven tal van voordelen, waaronder meer efficiëntie, minder fouten en kostenbesparingen.
Een elektronische factuur (ook wel e-factuur of e-invoice genoemd) is een factuur die digitaal wordt aangemaakt, verzonden, ontvangen en bewaard. Dit verloopt geautomatiseerd tussen verschillende softwaresystemen zonder manuele tussenkomst.
De elektronische factuur moet voldoen aan een standaard zodat deze automatisch kan verwerkt worden door verschillende softwaresystemen aan de kant van verzender en ontvanger. Binnen Europa zijn er afspraken vastgelegd in een kader genaamd Peppol. Dit kader beschrijft een gestandaardiseerde indeling voor de facturen (UBL-formaat), de regels, het netwerk en de legale aspecten.
Lees de meest gestelde vragen over Peppol in onze blog: De 7 meest gestelde vragen over Peppol beantwoord
PEPPOL WEBINAR
Meer weten over de toekomst van Peppol? Bekijk hier ons gedetailleerde webinar.
Neen, hoewel de PDF digitaal is, is deze niet gestructureerd. Met andere woorden: de inhoud van de factuur moet geïnterpreteerd of vertaald worden door mens of software om factuurinformatie uit te lezen.
Een gestructureerd formaat zoals XML of UBL vermijdt de interpretatie stap. Alle factuurdata wordt opgesomd volgens de standaard en kan automatisch uitgelezen worden door de software van de ontvanger.
Indien u factureren stuurt naar de lokale of federale overheid, dan moet u vandaag reeds elektronische facturen uitsturen via Peppol of Mercurius.
De federale overheid werkt momenteel aan een wetvoorstel om elektronische facturatie voor bedrijven te verplichten vanaf juli 2024.
Wenst u meer te weten over de verplichting in België, lees dan onze blog: E-facturatie verplicht in België
Bij RecoMatics bieden we een uitgebreide oplossing voor elektronische factuurverwerking die voldoet aan de behoeften van (middel)grote bedrijven. Onze oplossing voldoet aan industrienormen en integreert naadloos met uw bestaande systemen.
Sluit je aan bij het groeiende aantal bedrijven dat al is overgestapt op elektronische facturatie en ervaar zelf de voordelen.
RecoMatics biedt een totaaloplossing aan voor inkomende en uitgaande elektronische facturen.
Inkomende Peppol facturen worden automatisch geïmporteerd en gevalideerd tegenover jouw business regels.
We zorgen voor een leesbare pdf-visualisatie van de factuur.
Er wordt een digitaal goedkeuringsworkflow opgestart.
Na goedkeuring volgt een automatische boeking en betalingsvrijgave in jouw financieel systeem.
Met deze oplossing kan u dus enkel e-facturen ontvangen, maar nog niet versturen.
We staan in voor de verzending van jouw facturen via het Peppol network.
Indien jouw facturatiesoftware geen facturen volgens Peppol standaard aanmaakt, kunnen wij deze omvormen naar het gepast formaat.
Je krijgt automatisch een bevestiging van verzending, aflevering en optioneel (afhankelijk van de software van jouw klant) goedkeuring en betaling.
Klanten die nog niet op Peppol zijn geregistreerd krijgen de factuur via PDF in hun mailbox.
RecoMatics heeft een partnership afgesloten met Billit voor de koppeling met Peppol. Billit is, naast een online facturatieplatform, een gecertificeerd Peppol Access Point en marktleider in België. Zie ook de website van Belgische Peppol authoriteit. Via Billit worden er dagelijks meer dan 100.000 e-facturen verzonden of ontvangen.
Maar met RecoMatics hoef je je geen zorgen te maken: wij regelen alles voor jou. Zo moet je niets nieuws leren en ook niets doen. Simpel!
Zo zorgt RecoMatics voor een vlotte en zorgenloze integratie met Peppol:
Jouw bedrijf wordt geregistreerd op het Peppol netwerk.
Wij staan in voor verzending en ontvangst van jouw facturen en de integratie met jouw bedrijfssystemen.
Jouw gebruikers verwerken facturen op een uniforme manier ongeacht het bronformaat (papier, digitaal of elektronisch).
Je geniet van een prijsmodel dat meegroeit met jouw Peppol volume.
