EIT Digital is een kennis- en informatiegemeenschap van het Europees Instituut voor innovatie en technologie (EIT). EIT is een EU-orgaan dat door de Europese Unie is opgericht om het innovatievermogen van Europa te versterken.
RecoMatics werd ingeschakeld om EIT Digital te helpen bij het oplossen van het inefficiënte en arbeidsintensieve proces van het verwerken van inkooporders en leveranciersfacturen. De nieuwe oplossing moest voldoen aan de EIT-rapportage- en controlevereisten.
RecoMatics implementeerde EasyForm, een slimme oplossing die het aanmaken en goedkeuren van inkooporders automatiseert en integreert met het ERP systeem van EIT Digital. EasyForm scant ook de inkomende facturen, extraheert automatisch de gegevens en stuurt ze vervolgens naar het boekhoudsysteem. Bovendien koppelt de software automatisch de ontvangen facturen aan de juiste inkooporders en ordergegevens.
Het goedkeuringsproces van zowel inkooporders als facturen verloopt nu 100% digitaal en mobiel. En alle documenten, metadata en workflowinformatie worden veilig opgeslagen in SharePoint Online, waardoor het mogelijk is om deze snel en gebruiksvriendelijk op te zoeken.
De intuïtieve goedkeuringsondersteuning maakt het werk van onze medewerkers aangenamer. Door de overzichtelijke manier waarop inkooporders met bijbehorende facturen kunnen worden gepresenteerd voldoen we volop aan de nodige rapportage en controlevereisten.
Constant Smits, Chief Operating Officer
Verminderde werkdruk en kostenbesparend
Hogere operationele efficiëntie
Gegevensbeveiliging
Real-time inzicht, volledige historiek en rapportage