Deschacht is een Oost-Vlaamse verdeler en leverancier van professioneel bouwmateriaal met maar liefst 10 distributiecentra in België.
Hoewel Deschacht al heel wat stappen ondernam op vlak van digitalisatie en efficiëntie, was het optimaliseren van de factuurverwerking een belangrijke uitdaging. Niet in het minst omdat elk jaar zo’n 60.000 aankoopfacturen verwerkt worden (wat neerkomt op +/- 300.000 pagina’s).
De manuele verwerking van de inkomende facturen is erg tijdrovend. Enkel door de factuur lijn per lijn te vergelijken met de ontvangen materialen kan de inkomende factuur worden goedgekeurd.
Als centraal ERP systeem werkt Deschacht met Robinson (het ERP systeem van SDP), waarin de goedkeuringsflow beheerd wordt. Een slimme interface met SDP was dan ook een absolute voorwaarde.
“Door onze inkomende factuurverwerking te automatiseren, zetten we een belangrijke stap in het genereren van tijd- en efficiëntiewinst. De oplossingen die RecoMatics, in samenwerking met SDP, aanrijkt, lossen onze verwachtingen ruimschoots in.”
Bert Vermeiren, Chief Digital Officer bij Deschacht
Deschacht werkt intensief aan het bouwen van een ecosysteem rond hun ERP systeem, SDP, met gespecialiseerde applicaties. Automatische factuurherkenning is daar één van en met EasyForm Capture leverden we de geknipte oplossing.
De te verwerken documenten komen ofwel elektronisch binnen of worden gedigitaliseerd en dan automatisch geïmporteerd, uit een mailbox of shared folder bijvoorbeeld. De benodigde gegevens worden herkend, gecapteerd en gevalideerd, grotendeels zonder tussenkomst van een gebruiker. Bovendien wordt de master data uit het ERP systeem doorheen het ganse EasyForm Capture proces gebruikt voor allerlei validaties en controles. Na de volledige validatie van elk document wordt dit omgezet naar een formaat dat automatisch verwerkt kan worden door Robinson (SDP) en gaat de goedkeuringsflow vanzelf van start.
Het vergelijken van de binnenkomende facturen met de leveringen én het boeken van de aankoopfacturen verlopen in ongeveer 80% van de gevallen volledig automatisch. Zo kan de finance afdeling zich focussen op taken met meer toegevoegde waarde, zoals het controleren en opvolgen van facturen die afwijkingen vertonen op vlak van prijzen, aantallen of ontvangen producten. Een verlaging dus in tijdverlies & kosten en een verhoging in efficiëntie, winst en transparantie in een zeer korte tijd.
Trots dat Deschacht voor RecoMatics koos voor deze stap in hun digitaliseringsproces!