Floré verdeelt bloemen en planten in heel Europa en is marktleider als schakel tussen producent en retail in de tuinbouw.
Met 15 vennootschappen in vier Europese landen weet je dat boekhouden geen simpel verhaal wordt. De uitdaging wordt des te groter als je daaraan toevoegt dat de facturen op tien postlocaties aankomen vooraleer ze richting administratie in Lochristi gestuurd worden — soms met de post, soms digitaal. 40.000 facturen per jaar van 2.000 verschillende leveranciers, dat is een berg materiaal om te verwerken. De uitdaging: de stroom digitaliseren en de flow stroomlijnen.
De digitalisering van de factuurstroom en de integratie met SAP heeft de efficiëntie in de hoogte geduwd
Of facturen vandaag binnenkomen van op een scanner of rechtstreeks in een mailbox, EasyForm Capture pikt ze op, bewerkt het digitale beeld en herkent de facturen als komende van leverancier X of Y. Stap 2: het systeem haalt alle relevante info uit de factuur, van het bedrag tot het BTW-nummer. Stap 3: die info wordt doorgestuurd naar het SAP systeem van Floré, waar alles automatisch ingeboekt wordt.
Dat allemaal zonder de controle te verliezen, want elke factuur doorloopt een digitale flow waar ze goedgekeurd kan worden. Pas na het groene licht wordt ze automatisch ingeboekt in SAP en betaald. Floré kortte zo de doorlooptijd per factuur in met 40%. Waar studies spreken van een bedrag tussen de 11 en 40 euro per verwerking van één enkele factuur, hebben wij dat bedrag verlaagd naar minder dan 1 euro per stuk.
Mission accomplished.