Digitaal Transportdossier Herkenning Workflow Vinden Alle Samenwerken

De klant 

Hamann International Logistics is een Europese leverancier van business-to-business logistieke diensten, met vestigingen in België en Nederland.  

Het probleem: 700.000 papieren documenten per jaar

Hamann International Logistics kwam bij ons terecht met de vraag om hen te begeleiden naar een paperless office. Tot dan toe werd letterlijk elk document bij hen geprint, van transportdossier tot personeelsdocumenten en e-mails. Met een volume van 200.000 transportdossiers en meer dan 700.000 documenten per jaar, stond Hamann voor de gigantische uitdaging om bestaande documenten te digitaliseren en een gebruiksvriendelijke structuur te creëren voor de toekomst. 


De overgang van 'alles op papier' naar 'volledig digitaal' was een grote uitdaging. De ergonomische kijk op het digitale dossier en de snelheid waarmee documenten in een dossier kunnen worden geplaatst hebben een zeer grote impact gehad op de aanvaarding van het systeem door de dossierbeheerders. Op eigen vraag wensen de overige departementen binnen Hamann International Logistics nu ook zo spoedig mogelijk over te gaan tot het werken met digitale dossiers.

Peter De Groote, ICT Manager

adobestock-138283960-copy

De oplossing: digitale werkomgeving

Door onze EasyForm technologieën te combineren met SharePoint, zijn we erin geslaagd om de papierberg van Hamann stelselmatig af te bouwen en een digitale werkomgeving op te zetten voor alle medewerkers. Alle communicatie tussen Hamann en de klant rondom een transport wordt nu netjes geordend in het digitale archief en aangevuld met de transportdocumenten zoals CMR, ADR, pakbon, zendnota’s en douanedocumenten. 

Elk documenten dat Hamann zelf genereert bevat voortaan een barcode met het dossiernummer. Door een integratie met de aanwezige backend systemen, zoals het Transport Management System (TMS) en Warehouse Management System (WMS), worden die digitale documenten vlot gelinkt aan bestaande en nieuwe dossiers.

Het resultaat?

Een halvering van het papiergebruik en het manueel werk dat nodig was voor de verwerking van al die documenten. 

Ondertussen hebben we voor Hamann de oplossing verder uitgebreid om ook schadedossiers, HR-documenten en fleet- en verzekeringsdocumenten te beheren.

Wat kunnen wij voor jou doen?

Neem contact op.