Wat is PO-matching?

3min

PO-matching. Eenvoudig, toch? Na het plaatsen van een bestelling ontvang je de goederen of diensten en daarna ontvang je ook een factuur. De factuur wordt gematcht aan de bestelling en... klaar! 

Was het maar zo eenvoudig. Want het matchen van facturen is een complexe taak die vooral heel tijdrovend wordt als er afwijkingen gedetecteerd worden. 

Wat is het matchen van facturen?  

Het matchen gebeurt tussen 3 gegevens: de bestelling, de levering en de factuur. Vandaar ook de naam ‘three-way matching’. Three-way matching koppelt de factuur aan een of meerdere bestellingen (of inkooporders) en aan de geregistreerde leveringen (of ontvangsten) van de goederen of diensten.  Vervolgens wordt de informatie op de factuur afgepunt met de afgesproken prijzen en de ontvangen hoeveelheden. Voldoet de factuur aan de verwachting dan kan deze automatisch geboekt, goedgekeurd en betaald worden. Wijkt de factuur af, dan zal manuele interventie vereist zijn om de factuur af te handelen. 

Factuurmatchen is een belangrijke stap in het proces van aankoop tot betaling, ook wel Purchase-to-Pay proces genaamd. Het zorgt voor niet alleen voor een correcte betaling van de geleverde goederen of diensten maar het is een belangrijk stavingsmiddel in geval van controle of audit van de boekhouding. 

Waarom is het matchen van facturen zo’n uitdaging?  

Er zijn heel wat uitdagingen die het matchen complex kunnen maken. Enkele voorbeelden: 

  • Op 1 factuur worden meerdere bestellingen verzameld. 

  • De factuur omvat enkel een deellevering of een gedeeltelijke afname van een gegroepeerd inkooporder. 

  • Goederen blijken niet geleverd te zijn of retour gezonden wegens kwaliteitsproblemen. 

  • Artikelnummers zijn gewijzigd door de leverancier en stemmen dus niet meer overeen met de gegevens in het ERP systeem.  

  • De leverancier factureert in andere hoeveelheden dan u bestelt (wat in stuks besteld werd wordt per dozijn gefactureerd of lopende meter vs. kg).  

  • De prijs klopt niet omdat u een oude prijs hanteerde, of een prijs met korting waar u geen recht op heeft. 

  • De factuur bevat onverwachte of ongekende kosten (zoals transportkosten, dieseltoeslagen, taxen, …) die een perfecte match onmogelijk maken. 

  • Er is staat geen bestelreferentie op de factuur.  

  • Er is geen bestelling aangemaakt. 

Het is enorm tijdrovend om de oorzaak van elk verschil tussen bestelling, levering en factuur uit te zoeken, des te meer omdat deze informatie meestal verspreid zit over verschillende modules of schermen binnen ERP toepassing. De informatie om de afwijkingen te kunnen accepteren of met grond te kunnen verwerpen moet u meestal ook bij verschillende personen zoeken (aankoop, logistiek, QC, finance, magazijn…) 

Hoe EasyForm het proces van inkooporder tot factuurbetaling automatiseert 

Zoals u weet beschikt EasyForm over een krachtige module voor data-extractie op facturen. Deze laat uiteraard toe alle informatie van de factuur te verzamelen op headerniveau maar EasyForm laat ook toe de individuele factuurlijnen te herkennen en de relevante gegevens ervan te bepalen.   

De gegevens van de factuurlijnen worden vervolgens niet alleen vergeleken met de informatie die binnen het ERP systeem beschikbaar is omtrent de bestelde aantallen en de gehanteerde prijzen maar ook met de leverinformatie. Via fuzzy logic kan EasyForm een of meerdere factuurlijnen koppelen aan een of meerdere lever/bestellijnen. 

U heeft de keuze tussen 2-way matching (tussen factuur en bestelling), 3-way matching en zelfs 4-way matching (tussen factuur, bestelling, levering en kwaliteitscontrole). Dit kan zowel op kopniveau (totaalbedragen) als op regelniveau (factuur- en ontvangstregels). 

Dankzij ingebouwde toleranties kunnen kleine afwijkingen automatisch aanvaard en geboekt worden.  

Bij grotere afwijkingen wordt automatisch een afhandelingsworkflow gestart die de factuur naar de juiste behandelaars stuurt, afhankelijk van het type afwijking (prijs, aantal, …).  

Zo vermindert u niet alleen de kosten van handmatig werken, maar wordt het goedkeuringsproces verkort van dagen naar uren.  

Alleen met end-to-end matching bent u in staat om het Purchase-to-Pay traject elke keer met succes af te ronden en uw bedrijfsresultaat te verbeteren.

Wat kunnen wij voor u doen?

Neem contact op.

Delen