Een digitale verwerking van uw facturen heeft veel voordelen, maar dat is niets nieuws. Toch wordt de stap naar die verandering in de werkomgeving vaak uitgesteld of zelfs niet gezet. Moeten we rekening houden met de afsluiting van het boekjaar? Moeten we ons anders organiseren? En hoe dan? Wat met de integratie met het financieel systeem? Zal de overgang niet te lastig zijn?
Verschillende vragen zorgen ervoor dat de digitalisatie van facturen naar achter schuift. Zonde, want het antwoord is simpelweg: het goeie moment is vandaag.
Nu investeren in tijd en budget en zo zorgen voor een snelle return.
Bovendien heeft COVID-19 de nood aan digitalisering in een versnelling gebracht. Paperless work is niet langer meer een ‘nice to have’, maar een ‘must’ met het remote werk dat vandaag meer dan ooit de trend is. Ook de jongere generatie, de millennials, verwachten dat ze in een moderne digitale omgeving hun werk kunnen doen.
Er valt geen vaste datum te kleven op wanneer u best start met het digitaal verwerken van facturen. Zolang u het niet doet blijft de papierstapel wel groeien, samen met het risico op fouten. Iedere dag dat het digitaliseren uitgesteld wordt groeien de kasten vol mappen, het moeilijk toegankelijk papieren archief vraagt tijd van uw medewerkers, stapels ‘bonnetjes’ en afgeprinte facturen zwerven rond, een ondoorzichtig goedkeuringstraject leidt tot extra vragen, enzovoort. Dat is verspilling van ruimte en kostbare tijd van bekwame medewerkers.
De belangrijkste voordelen van het digitaliseringstraject zijn in de meeste organisaties:
Sowieso bespaart u tijd en dus kosten.
Het input werk wordt minimaal met minder kans op fouten en kan gedaan worden door administratieve profielen in plaats van hoogopgeleide accountants.
De beschikbaarheid van een uitgebreide audit trail maakt controle continu eenvoudig voor het management.
Doordat de processen meetbaar worden is het eenvoudig om bottlenecks op te sporen en de belasting visueel voor te stellen.
De administratie wordt minder bevraagd door de organisatie omdat het archief voor hen (op een beveiligde manier uiteraard) beschikbaar gemaakt wordt.
Het wordt eenvoudiger om jonge mensen te motiveren om voor u te komen werken.
Work smart, not hard. Laat de computer het repetitieve en eentonige werk doen en laat uw werknemers focussen op core business.
EasyForm Capture herkent niet alleen facturen, maar kan ook aangeven als het om een credit nota, leverbon of andere documenten gaat. Een zelflerend systeem dat zich personaliseert en aanpast aan de specifieke eisen van uw organisatie. De documenten digitaliseren heeft slechts meerwaarde als de data eruit geëxtraheerd wordt. Dat is waar EasyForm Capture tussenkomt: gegevens zoals het factuurnummer, btw-nummer, rekeningnummer, bedragen, etc. worden automatisch herkend en zo omgezet in gestructureerde data. Uw werknemers moeten niet langer manueel gegevens overtypen. En dat levert wat op? Juist ja, tijd! Kostbare tijd die uw werknemers nu in zinvol werk kunnen steken.
Met EasyForm Workflow worden approval flows vereenvoudigd, sneller maar vooral overzichtelijker. Documenten leggen namelijk vaak een hele weg af binnen uw bedrijf.
Een bestelling, verkoopdocument of factuur moet worden goedgekeurd door de juiste mensen. Een contract gaat eerst naar de juridische afdeling, krijgt er wat commentaar bij, wordt aangepast en uiteindelijk ondertekend door de CEO. Of een factuur moet vanaf een bepaald bedrag niet passeren via de office manager, maar via de CFO.
Met EasyForm Workflow automatiseren we elk proces en zorgen we ervoor dat documenten vlot hun weg vinden binnen uw bedrijf. Beter nog: tijdens het traject kan een soort dossier samengesteld worden waarbinnen verschillende documenten gegroepeerd zijn. Purchase orders worden meteen aan de bijhorende factuur gelinkt en een automatische check gebeurt met de geleverde en gefactureerde goederen. Een e-mail over een creditnota wordt aan de bijhorende factuur gekoppeld. Een leverbon wordt direct opvraagbaar vanuit de factuur enzovoort.
Klaar om de sprong te wagen naar digitalisatie en uw organisatie te doen accelereren? Laat het ons weten, en wij helpen u snel aan de beste oplossing op maat van uw bedrijf. Dit doen we door een analyse van uw noden, maken aanbevelingen voor aangepaste processen en tools, en begeleiden u in de overgang naar de vernieuwde werking.
