Een bedrijfsproces is een reeks stappen of activiteiten die op een gestructureerde manier worden uitgevoerd om een specifiek doel of resultaat te bereiken. Het kan mensen, technologie en andere middelen betreffen en wordt doorgaans gebruikt om de efficiëntie en productiviteit binnen een organisatie te verbeteren. Bijvoorbeeld: Een bedrijfsproces kan betrekking hebben op het plaatsen van een bestelling door een klant, het vervullen van de bestelling door het magazijn en het verwerken van de betaling door de afdeling boekhouding. Door een complexe taak op te delen in kleinere, beheersbare stappen, helpt een bedrijfsproces ervoor te zorgen dat werk op een georganiseerde en efficiënte manier wordt voltooid.
Identificeer het proces dat u in kaart wilt brengen: Begin met te bepalen welk proces u in kaart wilt brengen. Dit kan een essentieel bedrijfsproces zijn, zoals het proces voor het afhandelen van een bestelling, of een meer gespecialiseerd proces, zoals het proces voor het inwerken van een nieuwe werknemer.
Verzamel informatie over het proces: Verzamel vervolgens zoveel mogelijk informatie over het proces dat u in kaart wilt brengen. Dit kan onder meer door te praten met teamleden die betrokken zijn bij het proces, het bekijken van bestaande documentatie, en het observeren van het proces in actie.
Splits het proces op in afzonderlijke stappen: Als je eenmaal een goed begrip hebt van het proces, breek het dan op in individuele stappen. Begin met de eerste stap en ga dan naar de volgende, totdat u alle stappen in het proces hebt geïdentificeerd. Wees zo gedetailleerd mogelijk en identificeer elke actie die moet worden ondernomen en de middelen (bv. mensen, technologie) die nodig zijn om het te voltooien.
Maak een visuele voorstelling van het proces: Zodra u alle stappen in het proces hebt geïdentificeerd, maakt u een visuele voorstelling van het proces met behulp van een hulpmiddel zoals een stroomdiagram. Dit zal u helpen het proces duidelijker te zien en te begrijpen hoe de verschillende stappen met elkaar verbonden zijn.
Herzie het proces om ervoor te zorgen dat het nauwkeurig weergeeft hoe het proces momenteel werkt. Voer indien nodig herzieningen of updates van de kaart uit om ervoor te zorgen dat deze accuraat en up-to-date is. Idealiter doe je dit in een workshop met de belangrijkste stakeholders, zodat je zeker alle paden binnen het proces hebt afgedekt.
Een primair bedrijfsproces is een kernproces dat essentieel is voor het functioneren van een organisatie. Het is een proces dat centraal staat in de activiteiten van de organisatie en een directe invloed heeft op het vermogen van de organisatie om haar doelstellingen te bereiken. Voorbeelden van primaire bedrijfsprocessen zijn processen met betrekking tot verkoop, productie of klantenservice. Deze processen zijn doorgaans cruciaal voor het succes van de organisatie en staan vaak centraal bij verbeteringsinspanningen.
Een secundair bedrijfsproces is een proces dat een primair bedrijfsproces ondersteunt of mogelijk maakt. Hoewel het misschien niet centraal staat in de activiteiten van de organisatie, is het toch belangrijk voor de succesvolle uitvoering van het primaire proces. Secundaire bedrijfsprocessen kunnen processen zijn die verband houden met inkoop, facturatie, voorraadbeheer of HR. Deze processen staan misschien niet centraal in de organisatie, maar zijn toch noodzakelijk voor het soepel functioneren van de primaire bedrijfsprocessen.
Als we kijken naar digitale factuurverwerking, wat een secundair bedrijfsproces is, is het proces van een inkomende factuur daarbij in grote lijnen als volgt:
ontvangst van een factuur
registratie van de factuur in uw boekhoudsysteem
goedkeuring van de factuur
Betaling
Purchase-To-Pay (P2P) is een bekend, operationeel bedrijfsproces. Het Purchase-To-Pay proces bevat het hele traject van bestellen tot en met betalen vanuit de optiek van de koper.
Door dit operationele proces zo efficiënt mogelijk in te richten, kan een organisatie veel geld besparen.
Operationele bedrijfsprocessen zijn vaak de focus van de verbeteringsinspanningen, omdat ze cruciaal zijn voor het vermogen van de organisatie om producten of diensten te leveren aan haar klanten. Voorbeelden van operationele bedrijfsprocessen zijn processen voor voorraadbeheer, orderverwerking of technische ondersteuning.
Procesoptimalisatie houdt in dat je je werkprocessen verbetert en die gaat optimaliseren en stroomlijnen. Het is tegelijkertijd een ingrijpend verbeter- en een verandertraject dat je nooit mag onderschatten. Door procesoptimalisatie toe te passen, kunnen organisaties sneller, effectiever, efficiënter en meer datagedreven werken.
Bedrijfsprocessen optimaliseren en procesmatig werken staan altijd ten dienste van de hogere doelen van de organisatie. Als het goed is leveren ze een directe of indirecte bijdrage aan de missie (purpose), visie en strategie van het bedrijf.
Identificeer gebieden die voor verbetering vatbaar zijn: Begin met het identificeren van gebieden waar uw bedrijfsprocessen efficiënter of effectiever zouden kunnen zijn. Dit kan betekenen dat u op zoek gaat naar knelpunten, inefficiënties of andere problemen die de werkstroom beïnvloeden.
Stroomlijn en automatiseer waar mogelijk: Zodra u gebieden hebt geïdentificeerd die voor verbetering vatbaar zijn, overweeg dan manieren om bepaalde stappen in uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen of te automatiseren. Dit kan betekenen dat u technologie gebruikt om repetitieve taken te automatiseren, processen in de hele organisatie standaardiseert of nieuwe hulpmiddelen of systemen introduceert om de efficiëntie te verbeteren. Bekijk hier zeker het end-to-end proces en durf de stappen te herschikken.
Betrek uw team: Betrek uw team bij het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen. Dat kan door hen om feedback en ideeën te vragen, hen te betrekken bij het identificeren van verbeteringsgebieden en hen te betrekken bij de ontwikkeling van nieuwe processen. Door uw team erbij te betrekken, kunt u ervoor zorgen dat uw processen effectief zijn en de steun en buy-in hebben van de mensen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan.
Monitor en meet uw processen: Om ervoor te zorgen dat uw bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk werken, is het belangrijk om hun prestaties te controleren en te meten. Dit kan het bijhouden van belangrijke statistieken inhouden, zoals de tijd die nodig is om elke stap in een proces te voltooien of het aantal fouten dat optreedt. Door deze statistieken regelmatig te bekijken, kunt u gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn en waar nodig aanpassingen doorvoeren.
Voortdurend verbeteren: Streef ten slotte naar voortdurende verbetering van uw bedrijfsprocessen. Dit kan betekenen dat u uw processen regelmatig evalueert en bijwerkt, experimenteert met nieuwe benaderingen en op zoek gaat naar nieuwe hulpmiddelen of technologieën die de efficiëntie kunnen verbeteren. Door voortdurend te zoeken naar manieren om te verbeteren, kunt u ervoor zorgen dat uw bedrijfsprocessen altijd zo effectief mogelijk werken.
