Top 5 tips voor het optimaal capteren van data


Top 5 tips voor het optimaal capteren van data

Er wordt veel gezegd en geschreven over het capteren of distilleren van documentgegevens. Om u te helpen het meeste uit data capture te halen, geven we in deze blog onze top vijf tips om u op weg te helpen naar data capture succes!

1. Vermijd het blindelings kopiëren van het manuele proces

Een geautomatiseerd proces voor de captatie van documentgegevens start met een overzicht en analyse van het huidige proces. Het simpelweg kopiëren van het manuele (op papier gebaseerde) proces naar een nieuw, digitaal proces is geen goed idee omdat u een belangrijke kans laat liggen om inefficiënte stappen weg te werken (bijvoorbeeld de manier waarop een persoon naar 1 specifiek document zoekt tegenover hoe een computer dit doet).

En niet te vergeten, gebruik zoveel mogelijk geautomatiseerde controles in plaats van handmatige checks!

fast
2. Beperk het aantal stappen

Leg de inhoud van een document zo vroeg mogelijk in het proces vast. Vertrek dus van de oorspronkelijke bron van het document en voeg geen onnodige conversiestappen toe. Elke bijkomende stap betekent een risico op mislukking en kan ook leiden tot het verlies van gegevens en kwaliteit.

Vermijd ook zeker het afdrukken en opnieuw scannen van documenten en implementeer een basiscontrole van de gegevenskwaliteit bij de bron. Als gebruikers bijvoorbeeld foto’s van documenten mogen uploaden, controleer dan de minimale resolutie en de maximale bestandsgrootte als criterium voor verdere verwerking.

3. Extractie op basis van behoeften

Heel vaak wordt verwacht dat ‘alles’ op een document herkend wordt, zonder te letten op welke informatie al bekend is binnen de organisatie (en dus overbodig is) en welke nieuwe gegevens écht nodig zijn. In veel gevallen moet slechts een deel van de informatie op een document herkend worden en kan deze aangevuld worden met bestaande gegevens.

Het kan bijvoorbeeld volstaan om op basis van een interne referentie zowel de afzender, de geadresseerde en het bestand automatisch uit een interne database af te leiden en zo de aanwezigheid van deze informatie op het document automatisch te controleren (mits de mate van afwijking die toegestaan is). Deze techniek wordt vaak toegepast bij het matchen van facturen met bestelbonnen of het verdelen van inkomende post binnen een onderneming.

criteria
4. Kies de juiste flows voor verwerking

Bepaal de potentiële documentenstromen voor automatisering. Automatiseer niet gewoon omdat de technologie beschikbaar is maar kies voor het juiste proces op basis van volgende criteria:

  • Volume

Veel implementaties voor het capteren van documenten vereisen een set-up kost en/of een kleine document-of transactievergoeding. De ROI (Return On Investment) is dus veel sneller en groter voor grote hoeveelheden documenten.

  • Betrokkenheid van de werknemers

Denk aan het aantal medewerkers dat momenteel betrokken is bij uw bestaande proces van verwerking of controle van documentgegevens.

  • Foutgevoeligheid

Is uw huidige proces foutgevoelig, bevatten documenten vertrouwelijke gegevens of is een foutcorrectieprocedure later in het proces zeer kostelijk? Dit zijn indicatoren dat het automatiseren van data capture in uw voordeel is.

  • Herhaling

Verliest u tijd door steeds dezelfde handelingen uit te voeren, zijn mensen overgekwalificeerd om deze manuele taken uit te voeren, stapelen de documenten zich op? Geen enkele computer klaagt over het uitvoeren van repetitieve taken (overdag, ’s nachts of tijdens het weekend).

5. Mensen blijven belangrijk

Alleen in uitzonderlijke gevallen kan de automatische registratie van gegevens, de mens volledig uitschakelen. Meestal verschuift de menselijke bijdrage naar foutafhandeling en kwaliteitsverbetering. In zo’n gevallen is het noodzakelijk om een eenvoudige en efficiënte gebruikersinterface te hebben. Dit is bedoeld om fouten te beheren en persoonlijk informatie te verzamelen om de mate van automatisatie en nauwkeurigheid verder te verhogen.

Tot slot

Captatie en verwerking van data helpt bedrijven op heel wat vlakken maar het vereist een systematische aanpak. De specialisten van RecoMatics maken bij de start van elk project een grondige analyse van hoe u werkt, wat u wilt en vooral hoe u dit zo snel mogelijk bereikt.

Wat kunnen wij voor u doen?

Neem contact op.