Een digitale workflow bestaat uit een reeks vooraf bepaalde taken die (met behulp van digitale middelen) in de juiste volgorde moeten uitgevoerd worden om een proces af te ronden. Een bekend voorbeeld hiervan is een goedkeuringsflow. In deze blog bekijken we welke voordelen verbonden zijn aan het digitaal opvolgen van een digitale goedkeuringsflow.
Digitale documenten zijn duurzamer, toegankelijker en flexibeler dan papieren documenten. Dus of u nu een document wilt laten nakijken, goedkeuren of signeren, een digitale workflow is de meest logische keuze. Bovendien kan u vanop eender welke locatie verder werken en loopt geen enkele goedkeuringsflow vertraging op (bijvoorbeeld door thuiswerk).
Neem het voorbeeld van een verzekeringsmaatschappij die de inkomende claims verwerkt via een digitale flow. Op deze manier kunnen veel meer claims verwerkt worden binnen een bepaalde tijdspanne dan met een handmatig proces waarbij alle informatie op papieren documenten staat. Dit is niet alleen goed voor de productiviteit van de verzekeraar maar de klanten krijgen veel sneller antwoorden en zijn dus meer tevreden over de dienstverlening.
De digitale goedkeuringsflow bestaat uit verschillende, gedefinieerde taken die in de juiste volgorde uitgevoerd moeten worden. Door de implementatie van voorwaarden is er geen onduidelijkheid over de procedure en omdat u kan opvolgen bij wie zich een document bevindt en hoe lang al, worden bottlenecks snel opgespoord. Ook het instellen van automatische reminders draagt bij aan de versnelling van het hele goedkeuringsproces.
De documenten in een goedkeuringsflow bevatten vaak vertrouwelijke informatie. In een digitale goedkeuringsflow kan u deze alleen toegankelijk maken voor wie ze écht moet inkijken. Zo kan u ook vermijden dat documenten op een printer of bureau blijven liggen of verloren geraken tussen andere documenten.
Digitale goedkeuringsflows zijn zelden identiek aan elkaar, ook niet binnen hetzelfde bedrijf. Elke goedkeuringsflow kan perfect afgestemd worden op het traject binnen uw bedrijf, de betrokken personen, deadlines, documenttypes en nog veel meer. Als ervaren partner denkt RecoMatics steeds van bij het begin met u mee om uw processen te stroomlijnen.
Goedkeuringsflows zijn deel van de dagelijkse activiteiten voor zowat elke onderneming. Door deze te automatiseren met software als EasyForm Workflow kan u de efficiëntie en productiviteit van uw team verhogen en simultaan uw processen beheren én verbeteren.
