Het capteren of distilleren van data uit facturen is de meest bekende (en gebruikte) toepassing in data capture. In deze blog leert u meer over data capture van facturen, de specifieke issues en oplossingen hiervoor en delen we onze top 5 tips om de juiste partner te kiezen.
Factuurcaptatie (ook wel factuurgegevensextractie of factuur OCR genoemd) is het herkennen en distilleren van gestructureerde gegevens uit facturen, zodat deze automatisch kunnen worden verwerkt. Bij onzekerheid over bepaalde gegevens zal een operator (= aangeduide verantwoordelijke) op de hoogte gebracht worden om deze manueel in te geven of te corrigeren. Is de gegevensextractie afgerond, dan kan de factuur automatisch ingevoerd worden in het workflow systeem of rechtstreeks in het boekhoud- en betalingssysteem van de onderneming.
Opgelet: dit is alleen relevant voor facturen die buiten een Electronic Data Interchange (EDI) worden ontvangen. Facturen die via EDI binnenkomen, kunnen automatisch worden vastgelegd omdat ze al in de vorm van een gestructureerd gegevensformaat (bijvoorbeeld XML) zijn.
De meest bekende voordelen van factuurherkenning zijn:
Een verlaging van de backofficekosten omdat manuele handelingen sterk verminderd worden.
Medewerkers kunnen zich focussen op hun core-activiteiten (die een hogere toegevoegde waarde hebben voor de onderneming).
Het drastisch verminderen van fouten bij de verwerking van facturen.
Tijdwinst voor uw medewerkers dankzij kortere doorlooptijden.
Verbetering van compliance: facturen bevatten heel wat gegevensvelden die bij manuele controle niet worden vastgelegd. Bij automatische captatie kunnen bedrijven, dankzij de software, compliance controles uitvoeren.
In de wereld van factuurautomatisatie bestaan 2 soorten oplossingen:
Oplossingen op basis van sjablonen: voor elke factuur wordt een template met de documentstructuur in de software bewaard als herkenningspunt.
Oplossingen voor machinaal leren: de software wordt getraind om elk type factuur te herkennen op basis van duizenden verschillende voorbeelden.
De oplossing van RecoMatics, EasyForm, maakt gebruik van het beste van twee werelden dankzij een door ons ontwikkelde engine genaamd EasyForm AUDI (Automatic Document Identification). Met AUDI combineren we een oplossing die Machinaal leren (Machine Learning) combineert met het gebruik van sjablonen. Die laatste worden voortdurend ‘bijgeschoold’ binnen uw eigen specifieke omgeving. Hoe langer u het systeem gebruikt, hoe beter het wordt.
EasyForm AUDI legt een volledige bibliotheek van uiterst efficiënte sjablonen aan door van elke nieuw-ontvangen factuur informatie te verzamelen. Dat gebeurt door het verzamelen van informatie tijdens de verwerking in onze key-entry applicatie die gebruik maakt van point & click gedrag. Deze bibliotheek wordt volautomatisch geüpdatet.
Het nadeel van AI-leermodellen (die afwijkende facturen dus niet zelf kunnen behandelen) wordt met EasyForm AUDI dan ook opgelost: elk sjabloon blijft leren van alle binnenkomende facturen en dus ook de uitzonderingen ondersteunen, controleren en verwerken.
Wij hebben onze ervaring en expertise op het gebied van datacaptatie de voorbije 25 jaar opgebouwd. Gebaseerd op onze samenwerkingen met veel verschillende bedrijven in verschillende sectoren, geven we graag 5 tips voor het selecteren van de juiste partner voor uw specifieke situatie:
Heeft de supplier geavanceerde verwerkingsoplossingen? Extractie is de eerste stap in het verzamelen van gegevens, dit moet meestal gevolgd worden door gegevensverwerking. Denk hierbij aan geautomatiseerde workflows met goedkeuringen of 2- of 3-way-matching met bestellingen en/of goederenontvangst.
Stel vragen over de manier waarop de oplossing nieuwe facturen ‘aanleert’. De beste oplossingen hebben een interface waardoor uw team de oplossing kan begeleiden. Terwijl uw team de gedistilleerde informatie controleert, neemt het systeem hiervan nota zodat deze een soortgelijke factuur de volgende keer herkent. Met de EasyForm software van RecoMatics bijvoorbeeld, hoeft u geen tijd te steken in het opzetten van een training van de software of aparte bijscholingsfases, laat staan het ‘afleren’ van false positives. De facturen worden vanaf de eerste dag verwerkt en de software blijft steeds, zowel bekende als onbekende, facturen bijleren. Uiteraard gewoon in productie, niet in apart op te zetten leersessies.
Evalueer hoe makkelijk de oplossing is in gebruik. Uw medewerkers zullen af en toe handmatig facturen verwerken in het systeem wanneer deze niet automatisch met voldoende vertrouwen herkend worden. Hoewel de tijd die uw medewerkers hieraan spenderen minimaal is, is het gebruiksgemak een belangrijke factor voor de user satisfaction.
Controleer hoe gelukkig de klanten van uw toekomstige supplier zijn met de geboden oplossingen en opvolging. Ga bovendien na welke ervaring uw partner heeft met uw specifieke issues.
Beoordeel de Total Cost of Ownership. Verschillende oplossingen hebben verschillende prijzen, dus een vergelijking maken is niet altijd eenvoudig. Onderzoek hoe flexibel ze zijn in de prijsstelling van opties (bijvoorbeeld van licenties versus SaaS).
Voor RecoMatics is de captatie van data al 25 jaar de kern van onze activiteiten. Met onze oplossingen combineren we het beste van twee werelden: een oplossing op basis van sjablonen én voortdurend machinaal leren.
Contacteer ons met uw vragen en tijdens een gratis demo adviseren we u graag over de beste oplossing, op uw maat.
