Stap voor stap doorheen het data capture proces


Stap voor stap doorheen het data capture proces

Document capture technologie wordt gebruikt om informatie van een papieren of digitaal document te distilleren en in een workflow te integreren. Het idee is om simpelweg de gegevens vast te leggen en naar de juiste plaats te exporteren om een operationele taak, zoals de goedkeuring van facturen, verkooporders of het onderhoud van een klant, uit te voeren. In deze blog overlopen we welke fases doorlopen worden om dit te bereiken.

Documentautomatisatie verloopt doorgaans in 5 fases:
blog-stap-voor-stap-capture-proces
Fase 1: Capteren

Het geautomatiseerde proces begint met een gescande, geïmporteerde of gemailde afbeelding van een document, zoals een PDF. Documenten kunnen gescand worden op een centrale locatie of vanuit verschillende locaties - wat het beste past bij het bestaande bedrijfsmodel.

De software checkt de inkomende e-mail, identificeert automatisch elk documenttype en legt belangrijke gegevenselementen vast om documenten en hun bijlagen te sorteren en te distribueren naar de juiste persoon of netwerklocatie.

In het geval van facturen bijvoorbeeld, kunnen leveranciers deze als PDF-bijlagen e-mailen om automatisch te worden afgeleid naar de wachtrij voor de verwerking van de leveranciersadministratie.

De informatie zit dus niet vast in iemands mailbox of postvak, waardoor bottlenecks of vertragingen vermeden worden. De tijd die voordien verloren ging aan het zoeken naar of wachten op informatie, kan dus nu gespendeerd worden aan meer waardevolle taken.

Fase 2: Classificeren

Documenten kunnen automatisch geïdentificeerd, gesorteerd en afgeleid worden naar de juiste persoon of locatie, door het toepassen van diverse classificatietechnieken. Dit omvat het herkennen van specifieke kenmerken van het document, die overeenkomen met een bibliotheek van afbeeldingen tot zelfs het ‘lezen’ van het document om de inhoud ervan te bepalen.

Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om facturen te onderscheiden van creditnota’s, een identiteitskaart te scheiden van een contract, opeenvolgende documenten in 1 pdf scheiden, ... Dankzij deze technologie moeten uw medewerkers geen handmatige sortering meer doen.

extract
Fase 3: Extraheren

Vroeger was het gebruik van sjablonen of templates de enige manier om automatisch gegevens te herkennen. Tegenwoordig verwerkt onze technologie ook ongestructureerde of semi-gestructureerde documenten (waarbij de locatie van de gegevens op elk document verschilt). De software scant het volledige document en registreert automatisch gegevens, zoals een factuurnummer, een klantcode, een bedrag, een dossiernummer, de details van artikels, de voorwaarden, enzovoort.

Huidige softwareoplossingen trainen zichzelf via Machine Learning en kunnen dus onthouden waar de gegevens zich bevinden wanneer u bijvoorbeeld een nieuwe factuur van de leverancier ontvangt.

Eens gelokaliseerd, past de softwareoplossing de juiste extractielogica toe om de gegevens automatisch te extraheren.

Fase 4: Valideren

De automatisch herkende gegevens kunnen vervolgens gevalideerd worden om de nauwkeurigheid te garanderen, aan de hand van de geldende bedrijfsregels binnen de organisatie. Hierbij wordt bijvoorbeeld bepaald of de gegevens voldoen aan het verwachte formaat of aan de informatie die binnen de bedrijfseigen systemen gekend zijn (zoals de leveranciers, ordernummers, ontvangen leveringen, openstaande dossiers, ...).

Gebruiksvriendelijke oplossingen maken het mogelijk om verschillende regels toe te passen. De oplossing is dan ook eenvoudig aan te passen aan de bestaande processen zodat integratie met een boekhoudoplossing geen probleem is.

De beste oplossingen laten ook toe om gegevens op te zoeken die al in de bestaande databases van een bedrijf staan, zoals financiële systemen, ERP’s en bestaande ECM-systemen. Deze koppeling vult automatisch ontbrekende gegevens aan om de verdere verwerking veel makkelijker en sneller te laten verlopen.

export
Fase 5: Exporteren

Eens alle relevante gegevens van de documenten beschikbaar én correct zijn, kunnen deze overgebracht worden naar het back-end of ERP systeem, al dan niet met de bijhorende documenten. Vaak worden de documenten ook bewaard in een documentbeheersysteem (zoals SharePoint).

Dat gebeurt normaal gesproken automatisch op het juiste moment. Zo is alles op het correcte moment beschikbaar voor de juiste personen.

Op dit moment kan ook een workflow opgestart worden. Zo kunnen facturen bijvoorbeeld na verificatie direct gerouteerd worden voor goedkeuring en snelle/correcte betaling.

Tot slot

Van een papieren document in de brievenbus of ontvangen e-mail tot de uiteindelijke verwerking in uw informatica systeem, met de fases die documenten doorlopen, zijn heel wat tijdrovende handelingen gemoeid. Daarop kan u besparen door die processen te automatiseren. RecoMatics zet slimme software als EasyForm Capture in om uw bedrijfsprocessen vlotter, correcter en sneller te laten verlopen.

Wat kunnen wij voor u doen?

Neem contact op.