Met digitaal werken het verschil maken voor uw bedrijf


Met digitaal werken het verschil maken voor uw bedrijf

Digitaal werken betekent eigenlijk onafhankelijk werken: met toegang tot de meest recente versie van documenten, zodat u altijd en overal de volledige en actuele informatie bij de hand hebt. Digitaal werken gaat dus veel verder dan werken vanop een laptop, smartphone of tablet. Het is een manier om productiviteit, samenwerken en flexibiliteit te verhogen. In deze blog verdiepen we ons in de link tussen digitaal werken en de digitale werkplek en hoe u met beiden het verschil maakt.

1. Digitaal werken

Hoewel digitalisering niet meer weg te denken is, zijn er nog heel wat bedrijven die op vlak van digitaal werken achterophinken. Zij missen niet alleen heel wat voordelen maar het versterkt ook de perceptie bij hun klanten dat ze niet klaar zijn voor de toekomst.

Kort en krachtig: digitaal werken is een manier om gegevens elektronisch op te slaan, te verwerken en te versturen in digitale vorm (tegenover de oudere manieren zoals op papier). Eens de informatie gedigitaliseerd is, kan deze (los van de locatie) gebruikt worden op elektronische toestellen zoals smartphones, tablets of computers. Digitalisering omvat trouwens ook de verwerking van die informatie via geautomatiseerde processen.

2. Digitale werkplek

De basis van digitaal werken is dus het gebruik maken van software, applicaties en digitale apparatuur om taken uit te voeren en processen op te volgen. Een digitale werkplek is hiervoor cruciaal.

De creatie van een digitale werkplek betekent het implementeren van een online werkomgeving waarin uw medewerkers alle belangrijke bestanden, tools en overige informatie makkelijk kunnen vinden. Door communicatietools (zoals chat bijvoorbeeld) te integreren, kunnen medewerkers snel en efficiënt onderling communiceren met elkaar. Office 365 bestaat bijvoorbeeld uit tientallen applicaties die ingezet kunnen worden in het kader van een digitale werkplek. Verkrijgbaar voor verschillende doelgroepen en in verschillende abonnementsvormen kan de digitale werkplek zo gepersonaliseerd worden: iedereen beschikt over de applicaties en data die hij/zij nodig heeft voor diens functie.

resultaten
3. De resultaten

Een doordachte strategie en implementatie van digitaal werken heeft heel wat positieve gevolgen, niet alleen binnen de organisatie maar ook daarbuiten. Een overzicht:

  • Locatie-onafhankelijk werken

De coronacrisis heeft thuiswerk pijlsnel naar de voorgrond geduwd en pijnpunten in organisaties blootgelegd. Met digitaal werken maakt het niet uit waar u zich bevindt of wanneer u aan het werk bent. Alle informatie die u nodig heeft, is binnen handbereik.

  • Voorkomen van menselijke fouten

Mits de juiste programmatie maken machines (zoals computers) geen fouten. Bij manuele handelingen sluipt een fout makkelijker binnen en kan een klein foutje grote gevolgen hebben. Met het digitaliseren van routinehandelingen en automatische controles voorkomt u dit probleem.

  • Tijd- en kostenbesparing

Het zoeken naar dat ene document in die gigantische archiefkast kost heel wat tijd. Ook aan het opvolgen van het goedkeuringsproces van facturen worden heel wat uren besteed. Omdat tijd steeds kostbaarder wordt voor mensen en bedrijven, is dit dan ook een van de belangrijkste argumenten voor digitalisering. Door documenten overzichtelijk op te slaan en een simpele zoekopdracht in te voeren, bespaart u tijd, moeite en kosten.

Ook de verwerking van deze documenten in bijvoorbeeld een webapplicatie verloopt heel wat efficiënter. De documenten beschikbaar maken voor andere personen in de onderneming en de volgende stappen automatiseren (zoals het versturen van een factuur of bestelling), leiden tot een betere dienstverlening en hogere productiviteit.

  • Verbetering van samenwerken

Digitaal werken maakt het makkelijker om informatie/kennis uit te wisselen en samen te werken. En dat zowel intern (onder collega’s of tussen verschillende departementen) als met derden (klanten, leveranciers of partners). Tegelijkertijd met verschillende personen in 1 document kunnen werken of vanop eender welke locatie verlaagt drastisch de wachttijden en frustraties (welke versie is het meest recent, welke wijzigingen werden aangebracht en door wie, …).

Binnen en buiten uw bedrijf hebben verschillende partijen nood aan andere informatie. Dankzij digitalisering kan u informatie filteren zodat iedereen alleen toegang heeft tot relevante data. Vanuit securityperspectief schermt u zo gegevens af voor onbevoegden en op vlak van relevantie voorkomt u een overload aan informatie.

  • Positieve perceptie als leverancier en als werkgever

Door in te zetten op digitaal werken, creëert u een professionele indruk voor (potentiële) klanten en werknemers. Zeker voor de jongere generatie is digitalisering een ‘way of life’ en een absolute meerwaarde. U toont aan dat u toekomstgericht bent, mee bent met de tijd en aandacht hebt voor het welzijn van de werknemers. Minder tijdverlies, minder stress, een beter evenwicht voor werk en privé, … het zijn maar enkele pluspunten.

  • Duurzaam ondernemen

Digitalisering boost duurzaamheid. Minder papier- en inktverbruik zijn niet alleen een besparing op vlak van kosten maar ook van bomen die omgehakt worden. De ecologische voetafdruk verkleint dus.

uitdagingen
4. De uitdagingen

De implementatie van digitaal werken brengt enkele uitdagingen met zich mee, zeker als uw bedrijf nog niet veel initiatieven heeft kunnen nemen. Ten eerste zijn er altijd investeringen gemoeid met digitalisering (voor de implementatie van externe tools, apps, software, …). Echter, net zoals een digitale strategie op lange termijn wordt uitgerold, kunnen investeringen gespreid worden. De juiste partner zal u stapsgewijs begeleiden in het maken van de beste keuzes op het beste moment. Bovendien brengt digitalisatie heel wat (rechtstreekse en onrechtstreekse) kostenbesparingen met zich mee. Denk maar aan hoeveel meer werk verzet kan worden binnen eenzelfde tijdspanne, minder tijdverlies door printen, kopiëren, zoeken van informatie, … Om nog niet te spreken van inkomende betalingen die sneller toekomen en het efficiënter opvolgen van interne processen.

Ten tweede vergt een omschakeling naar digitaal werken ook een inspanning van de medewerkers. Aan een nieuwe manier van werken moeten velen even wennen. Het is dus belangrijk om een aantal leidinggevenden een voorbeeldrol te geven en begeleiding te bieden aan wie moeite heeft met verandering. Stel ook realistische verwachtingen en neem de tijd om duidelijk te communiceren waarom digitalisering zo belangrijk is. Zet de voordelen voor de werknemers goed in de verf. De “What’s in it for me?” vraag moet voor iedereen een duidelijk antwoord krijgen.

Tot slot

Digitaal werken maakt het verschil dankzij nauwere samenwerking, meer uitwisseling van kennis, verhoogde productiviteit en – heel belangrijk – gelukkigere medewerkers. De eerste stap zetten, is altijd het moeilijkst maar ook cruciaal om in de toekomst als bedrijf te overleven. Realiseer uw ambitie om een moderne, digitale onderneming te worden door een sterk digitaal verhaal te schrijven met ondersteuning van een specialist ter zake, zoals RecoMatics.

Wat kunnen wij voor u doen?

Neem contact op.