Facturen aan de overheid zijn vanaf 9 maart 2022 verplicht in Peppol formaat aan te leveren. Dat werd gecommuniceerd via een Koninklijk Besluit.
De verplichting om elektronisch te factureren zal steeds verder worden doorgetrokken en de verwachting is dat het gebruik van Peppol (en mogelijks andere standaarden) daardoor ook sterk in groei zal toenemen. Is het dan nog zinvol om te investeren in data extractie?
Wat is Peppol?
Peppol is een netwerk, specifiek ontwikkeld om purchase to pay processen te faciliteren tussen zowel bedrijven onderling alsook tussen bedrijven en consumenten en uiteraard bedrijven en overheidsinstanties.
Peppol is EDI: Electronic Data Interchange. Voor EDI zijn er veel formaten en spelers op de markt te vinden, maar enkel Peppol wordt gesubsidieerd door Europa. Daardoor heeft Peppol een significant voordeel in de adoptie door gebruikers.
EDI moet u zien als een van de drie pijlers om (factuur)berichten uit te wisselen:
Papier
E-mail met PDF die het eigenlijke bericht bevat
EDI, een volledig gestructureerd bericht van verzender naar ontvanger
De Peppol procedure
Alvorens je via Peppol berichten kan verzenden en/of ontvangen dien je een aantal stappen uit te voeren:
Jouw organisatie moet zich registeren op het Peppol netwerk. Daar hangt mogelijks, afhankelijk van de provider, een kosten aan vast.
Berichten uitlezen en versturen moet in een bepaald formaat. Er zal dus ook een software implementatie moeten voorzien worden om die berichten in het juiste formaat aan te leveren aan het Peppol platform.
Intern ga je processen moeten aanpassen/uitbreiden zodat ook de nieuwe Peppol stroom van berichten goed verwerkt kan worden, naast de al bestaande e-mail- en papierstroom.
Ook de workflow applicatie zal hiermee rekening moeten houden. Wat doe je als de factuur een fout bevat? Een EDI bericht stuur je niet door naar een gebruiker ter goedkeuring. Een gebruiker verwacht een visueel document.
Als je als klant aan je leveranciers laat weten dat je enkel nog maar Peppol facturen wil ontvangen, dient je leverancier dus ook zijn proces aan te passen/uit te breiden en dient hij zich ook te registeren bij een Peppol access point.
Hoe evolueert het gebruik van Peppol?
In België kwam Peppol pas in 2017 van de grond. Aangezien elk bedrijf dat het Peppol netwerk gebruikt geregistreerd moet zijn binnen Peppol, zijn er statistieken beschikbaar over de adaptatiegraad.
Hiernaast een grafiek van de groei van Peppol per jaar.
De groei stagneert momenteel na 2 jaren van verdubbeling. In België zijn er ongeveer 1,1 miljoen bedrijven geregistreerd op Peppol. (bron: Statbel, januari 2022).
Als de jaarlijkse verdubbeling zou aanhouden, zouden tegen 2027 ongeveer 500.000 ondernemingen geregistreerd zijn.
Als de huidige groei aanhoudt, zouden tegen 2027 ongeveer 100.000 ondernemingen aangesloten zijn.
Wat als iedereen gebruik maakt van Peppol?
Via een steekproef bij onze klanten hebben we gemeten in welk formaat inkomende facturen worden vandaag worden aangeleverd:
EDI/XML/Peppol: 1% - 3%
Papier: 3% - 12%
PDF: 87% - 95%
Enerzijds merken we dat elke geregistreerde onderneming op het Peppol netwerk facturen kan ontvangen, maar niet noodzakelijk ook uitstuurt. Uiteraard dient Peppol in beide richtingen gebruikt te worden om succesvol te zijn.
Maar er blijkt ook dat vaak niet alle benodigde factuur(informatie) in het Peppol bericht is opgenomen.
De gestructureerde data in het Peppol bericht bevat vaak onvoldoende informatie voor de klant bevat om zijn factuurcontrole en afhandeling volledig te automatiseren:
Factuurlijninformatie is vaak te beknopt
Klantenreferenties en/of bestelnummers ontbreken vaak
De contactinformatie mist wat belangrijk is in geval de factuur niet correct is
Bijlagen met uitgebreide details of staving blijken soms te ontbreken
Er wordt soms geen periode vermeld waarop de factuur van toepassing is
Als één van deze informaties ontbreekt, blijkt deze vaak wel in het pdf-bestand te zitten dat eveneens met het Peppol bericht is meegestuurd. Zo blijft men afhankelijk van pdf-bestanden. En pdf-bestanden kunnen natuurlijk wel met data extractie geïnterpreteerd worden.
Vandaag merken we dat sowieso het grootste volume aan facturen via de klassieke kanalen wordt uitgewisseld en dat volume neemt slechts geleidelijk af.
Neemt het Peppol volume in de toekomst sneller toe dan verwacht, dan zal het probleem blijven bestaan dat noodzakelijke informatie ter verwerking van een factuur ontbreekt in de gestructureerde data. Hierdoor moet men dus alsnog teruggrijpen naar dataextractie op de bijgeleverde pdf-bestanden (wat EasyForm Capture trouwens vandaag ook systematisch doet).
EasyForm Workflow is ook een noodzakelijke aanvulling op Peppol. Het is niet omdat een factuur elektronisch binnenkomt en semantisch correct is, dat de factuur automatisch mag betaald worden. Ongeacht het formaat dient een goedkeuringsflow nog steeds deel uit te maken van de verwerking van facturen.
