Het automatiseren van workflows helpt om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. En dat met zo weinig mogelijk menselijke tussenkomst, om zo niet alleen tijd te besparen maar ook menselijke fouten te vermijden. In deze blog overlopen we de 5 belangrijkste stappen die elke onderneming moet doorlopen om automatische workflows optimaal voor u te laten werken.
De eerste stap richting het automatiseren van workflows, vereist het identificeren van de taken die repetitief zijn. We raden aan om de bestaande workflows visueel voor te stellen om zo het beste inzicht te krijgen in welke taken repetitief zijn en hoe deze met elkaar verbonden zijn. Bovendien onthult deze oefening vaak ook andere pijnpunten die aangepakt moeten worden.
Deze kennis is het startpunt om de ideale workflow uit te tekenen die uw bestaande processen verbetert. Het is cruciaal dat ook andere stakeholders bij dit proces betrokken worden.
Identificeer het probleem of de pijnpunten, relateer deze met uw bedrijfsdoelstellingen en ga na welke impact er is. Uw doelstellingen kunnen uiteenlopend zijn, denk maar aan het verhogen van productieve taken, de doorlooptijd van een specifiek proces verlagen, uw team met minder data-entry belasten en/of groei realiseren. Tijdens deze stap kan u aantonen hoe automatisatie bijdraagt tot uw bedrijfsdoelstellingen en hoe u dit kan meten.
Het kiezen van de juiste partner om uw automatische workflows te implementeren, is een cruciale stap om niet alleen uw huidige maar ook toekomstige noden te herkennen. De juiste partner staat u bij in alle stappen en leidt uw bedrijf naar de meest efficiënte en voordelige oplossing. Bepaal voor uzelf welke criteria doorslaggevend zijn en lijst de voor- en nadelen op. Neem hierbij ook de effectieve tijdwinst en kostenbesparing in overweging.
De introductie van een nieuwe workflow software (of eender welke verandering) veroorzaakt vaak weerstand bij de betrokken medewerkers. Daarom is het belangrijk om hen van bij de start van het proces te betrekken, ideeën te laten uiten en ook de nodige accountability te geven. Door een heldere overgang te voorzien van het huidige manuele proces naar het nieuwe automatische systeem én door te zorgen voor een goede opleiding, zullen de medewerkers de veranderingen snel en met plezier aanvaarden.
Stilstaan is achteruitgaan, dus ook bij uw geautomatiseerde processen is het belangrijk om aandachtig te blijven voor feedback van de gebruikers (zowel intern als extern). Door ondertussen ook uw KPI’s te meten, kan u uw automatische worflow steeds verbeteren. Systemen zoals EasyForm Workflow bieden een gedetailleerd dashboard dat bottlenecks identificeert en uw team helpt om steeds efficiënter te worden
Routinetaken en workflows automatiseren, levert een bedrijf heel wat voordelen op. Een doordachte aanpak waarbij naar het totale plaatje gekeken wordt, is hierbij belangrijk. Door met de juiste partner (zoals RecoMatics) in zee te gaan, vergroot u de ROI en kan u rekenen op slimme software van een slimme partner.
