Digitale postkamer - snel en simpel met data capture


Digitale postkamer – snel en simpel met data capture

Een digitale postkamer: wat is het, wat doet het en waarom heeft u het nodig? In deze blog leggen we het u op een simpele manier uit.

Wat is een digitale postkamer?

Een digitale postkamer is de automatisatie van processen m.b.t. inkomende post (en dat zowel voor papieren als digitale documenten). Documenten op papier worden gedigitaliseerd dankzij scanners terwijl elektronische documenten automatisch worden geïmporteerd.

Met behulp van data capture technieken wordt de classificatie en distributie van post binnen een organisatie geautomatiseerd.

digital-mailroom
Waarom heb ik een digitale postkameroplossing nodig?

Vandaag verloopt onze communicatie grotendeels digitaal. We versturen bestanden via e-mail, delen onze documenten in de cloud via Dropbox of OneDrive, verspreiden berichten en meningen via sociale media, dragen persoonlijke informatie over via verschillende mobiele apps, communiceren met klantenafdelingen via Chatbots, enzovoort.

En ondanks deze verschillende digitale communicatiekanalen blijft er dagelijks veel papieren post binnenstromen. Zowel papieren als digitale post moet dus nog steeds in de organisatie worden verwerkt en gedistribueerd.

Bovendien zit er steeds meer informatie vast in ongestructureerde documenten (zowel in papieren als digitaal formaat). Dat maakt het moeilijker en dus tijdrovend om deze informatie te vinden. Als dit essentieel is voor uw bedrijfsprocessen en u niet snel genoeg toegang hiertoe krijgt, kan u nieuwe kansen missen of belangrijke beslissingen moeten uitstellen.

Hoe werkt een digitale postkamer?

Eenmaal gescand of geïmporteerd, kunnen data capture oplossingen, zoals RecoMatics' EasyForm Capture, automatisch data classificeren, sorteren, distilleren en zowel gestructureerde als ongestructureerde documenten distribueren. De oplossing maakt gebruik van verschillende technieken zoals OCR (Optical Charachter Recognition), barcodeherkenning, NLP (natuurlijke taalverwerking) en AI (Artificiële Intelligentie) om de inhoud van post te analyseren en te herkennen. Dankzij Machine Learning wordt de automatische verwerking geoptimaliseerd en dus steeds nauwkeuriger.

voordelen
Wat zijn de voordelen van de digitale postkamer?

Voor onze klanten zijn de meest in het oog springende voordelen van een digitale postkamer:

  • Verbetering van de klantenservice.

  • Verbetering van de opvolging van post.

  • Automatische controle en tracking van alle inkomende post.

  • Vermindering van de kosten en eliminatie van het printen op papier.

  • Een oplossing voor zowel papieren als digitale post.

  • De 'track & trace' van antwoorden op inkomende post.

Wat zijn verschillende soorten postkameroplossingen?

Er zijn 2 verschillende types postkameroplossingen:

  • Interne digitale postkamer: u beheert zelf de digitale postkameroplossing.

  • Uitbestede digitale postkamer: uw partner verwerkt alle inkomende post vanaf het scannen tot en met de distributie binnen uw organisatie.

partnership
Waarom niet uitbesteden?

Afhankelijk van uw situatie kan het uitbesteden van de postkamer een goede oplossing zijn. Als u te maken heeft met personeelsproblemen, stijgende papiervolumes, te weinig kantoorruimte, nieuwe investeringen in scanners wilt vermijden, … kan outsourcing een goede oplossing zijn. RecoMatics is partner van bpost, die outsourced mailroom solutions aanbiedt, gebaseerd op RecoMatics' EasyForm.

Als u echter geconfronteerd wordt met een afnemend volume aan papier of een toenemend volume aan multi-channel post, de verwerking van vertrouwelijke documenten of het niet werken volgens vaste vooraf gedefinieerde processen, kan het voordelig zijn om de digitale postkameroplossing zelf te beheren en te controleren.

Ook een combinatie is mogelijk: laat uw papieren documenten scannen door uw partner en breng deze dan in de cloud over naar uw digitale postkameroplossing. De juiste partner kan de fysieke documenten afleiden naar zijn scancenter en u meteen in elektronisch formaat bezorgen zodat er voor uw binnenkomende stroom geen verschil is tussen papier en elektronisch!

Tot slot

Een digitale postkamer is voor vele bedrijven een goede oplossing om sneller, efficiënter en voordeliger om te gaan met grote hoeveelheden inkomende post (zowel digitaal als op papier). Ook Digital Mail Assistant, een krachtige tool die een brug slaat tussen Microsoft Outlook en SharePoint, kan hierbij een grote hulp zijn.

Wat kunnen wij voor u doen?

Neem contact op.