Meer en meer bedrijven kiezen ervoor om inkomende facturen digitaal te verwerken. De voornaamste reden: tijd- en kostenbesparing. Maar hoe zit dat precies? In deze blog leggen we aan de hand van enkele cijfers uit hoe het digitaliseren van deze routinetaken leidt tot een bezuiniging op tijd en kosten.
Steeds meer facturen worden tegenwoordig via e-mail verzonden & ontvangen en in de toekomst zal deze praktijk alleen maar toenemen. Deze facturen worden dan echter zeer vaak uitgeprint en verder verwerkt. De papiervoorraad op kantoor slinkt, de printers draaien op volle kracht en de manuele afhandeling neemt tijd in beslag
Om deze extra handelingen te vermijden, is het mogelijk om de ontvangen e-facturen automatisch uit het mailprogramma te filteren en in te lezen. Daarna kan het document in een gedigitaliseerde workflow verwerkt worden, zonder enige inspanning.
Op manuele wijze duurt het invoeren van een factuur gemiddeld 30 seconden. Digitale verwerking reduceert deze tijd naar gemiddeld 2 seconden per factuur. En dat is nog maar de start van een vaak onduidelijk proces want facturen moeten ook goedgekeurd worden. In bedrijven waar verschillende goedkeurders betrokken worden bij een factuur, is het soms onduidelijk waar deze zich bevindt en wie op welk moment verantwoordelijk is.
Door een automatische workflow in te stellen, krijgt u in real-time inzicht in de status van elke factuur en waar eventuele bottlenecks aangekaart moeten worden. Bovendien kan de goedkeuring vanop eender welke plaats en op eender welk tijdstip gebeuren, vanop tablet, smartphone of laptop. Verder moeten ook de geldende procedures automatisch gerespecteerd worden binnen het systeem.
Als bedrijf ontvangt u regelmatig gelijkaardige facturen (elke leverancier heeft zijn eigen format en elke factuur heeft een aantal verplichte vermeldingen). Sommige van die facturen bevatten vele regels die gecontroleerd en ingevoerd moeten worden. Bij het handmatig invoeren van facturen wordt zo’n 3,7% fout ingevoerd. Digitale verwerking verlaagt dit percentage naar gemiddeld 0,6%. De tijd die achteraf gespendeerd moet worden aan het zoeken naar en corrigeren van kleine foutjes, die soms grote gevolgen hebben, is dus te vermijden.
Door het automatiseren van het invoeringsproces, waarbij regels automatisch herkend en gecontroleerd worden, verlaagt u de kans op fouten en kunnen medewerkers zich met hun kerntaken bezighouden. Slimme herkenningssoftware traint zichzelf bovendien zodat soortgelijke facturen steeds beter en sneller herkend (en dus verwerkt) worden.
Een inkomende leveranciersfactuur ontvangen, openen, sorteren, controleren, opvolgen, verwerken en goedkeuren neemt heel wat tijd in beslag. Elke dag, week, maand en jaar spreken we over talrijke uren die heel wat geld kosten. Per bedrijf en per sector kunnen de gebieden waar winst te behalen is, verschillen. Als specialist ter zake luistert en analyseert RecoMatics samen met u waar de issues zich bevinden om zo de best mogelijke oplossing voor te stellen voor uw onderneming.
