De voordelen van automatische workflows


De voordelen van automatische workflows

Algemeen gaan mensen ervan uit dat het automatiseren van workflow helpt om tijd te besparen. Klinkt logisch, toch? Want automatisatie zorgt ervoor dat taken sneller afgewerkt kunnen worden. Maar automatische workflows hebben meer te bieden!
In deze blog zetten we de verschillende voordelen op een rijtje.

automatische-workflows
Minder manueel werk

Geautomatiseerde systemen zijn ervoor gemaakt om heel wat repetitieve taken snel en correct uit te voeren om de belasting op het personeel te verlichten. Daardoor worden de tijd en aandacht van uw menselijk kapitaal besteed aan waardevolle taken.
Mensen zijn nu eenmaal duur, niet alleen door hun salaris maar ook door alle bijkomende kosten. Wanneer routinetaken, die normaalgezien door mensen worden uitgevoerd, uitbesteed worden aan een geautomatiseerd systeem, bespaart u dus kosten.

Dat mensen niet helemaal vervangen kunnen/moeten worden door machines of software, staat niet ter discussie. Alles draait juist om de keuze om repetitieve taken die volgens een vaste procedure uitgevoerd moeten worden (en geen strategisch of creatief denken vereisen) over te laten aan een geautomatiseerd systeem.

Minder fouten en betere communicatie

Een gebrek aan efficiëntie kan uw bedrijf heel wat geld kosten. Onderzoeken tonen aan dat bedrijven gemiddeld tot 30% winst verliezen door fouten en verkeerde/uitgestelde beslissingen. Zelfs de meest professionele specialisten maken (zoals iedereen) fouten. Met geautomatiseerde systemen voor routinetaken wordt die foutenmarge grotendeels vermeden. Door proactief in te zetten op digitalisatie, optimaliseert u de ‘customer experience’ en zijn trouwere klanten het resultaat.

Verlagen van operationele kosten

De juiste automatisatie helpt niet alleen om tijd te besparen voor uw werknemers maar ook om uw operationele kosten te verlagen, dankzij:

  • Verlaging van TCO (Total Cost of Ownership)

TCO is de som van alle kosten voor het bezit van een product of gebruik van een dienst gedurende de hele levens- of gebruikscyclus. Behalve de aankoopprijs bevat TCO dus ook alle kosten van het moment van aankoop tot er afstand van gedaan wordt. De verlaging van de TCO is een zeer positief gevolg van de juiste procesautomatisatie. Een geautomatiseerde workflow zal u ‘meer voor minder’ bieden en kosten voor onderhoud en support verminderen.

  • Bottlenecks detecteren en vertragingen wegwerken

De automatisatie van workflows laat u toe om overbodige en onnodige processen te identificeren en weg te werken. Tijdens de audit fase van projecten helpen we onze klanten om inefficiënte werkwijzen te detecteren en de algemene processen te stroomlijnen. Ook nadat de automatisatie is geïmplementeerd, helpt het om bottlenecks bloot te leggen op de plaatsen waar de menselijke betrokkenheid hoog is (bijvoorbeeld bij de goedkeuring van documenten). Eens u weet waar de bottlenecks zich effectief bevinden, kan u deze snel aanpakken.

Door automatisatie in te zetten voor routinetaken kunnen uw medewerkers focussen op wat echt telt, namelijk uw core-business en uw klanten.

En daar stopt het niet…

Kosten en tijd besparen zijn geweldig maar geautomatiseerde workflows doen meer dan dat. Ze dragen ook bij tot de verhoging van uw omzet. Snellere reactietijden, het versterken van de productiviteit van werknemers en een efficiënter gebruik van uw resources leiden tot een betere klantenervaring en de groei in kwaliteit van uw producten of diensten. U kan meer doen met minder: minder tijd, minder kosten, minder fouten, …

Door automatisatie in te zetten voor routinetaken kunnen uw medewerkers focussen op wat echt telt, namelijk uw core-business en uw klanten.

Tot slot

Laat ons heel duidelijk wezen, mensen zijn het belangrijkste kapitaal van zowat elk bedrijf. De slimste beslissing die u kan nemen, is om dit kapitaal zo efficiënt mogelijk in te zetten om de groei van uw onderneming te faciliteren. Slimme software zoals EasyForm Workflow en EasyForm Capture van RecoMatics helpt u daarbij.

Wat kunnen wij voor u doen?

Neem contact op.