De kansen en uitdagingen van automatische workflows


De kansen en uitdagingen van automatische workflows

Het implementeren van slimme, automatische workflows biedt heel wat voordelen maar er zijn ook enkele uitdagingen die u misschien moet overwinnen. In deze blog overlopen we de top 3 kansen en uitdagingen om rekening mee te houden.

kansen
1. Overzicht & accountability

Door verschillende workflows te automatiseren, wordt het voor het management veel gemakkelijker om een overzicht te behouden. Via een duidelijk dashboard wordt de status van elk proces in real-time getoond en kunnen taken gemonitord worden. Door het snelle inzicht in wie verantwoordelijk is voor welke taken, weet u ook direct waar de bottlenecks zich bevinden voor elke workflow en kunnen deze sneller aangepakt worden. 

2. Geen stappen overslaan

Workflowautomatisering is ideaal voor complexe processen omdat het ervoor zorgt dat er nooit nog een stap kan overgeslaan worden. Meer nog, door sommige stappen volledig automatisch te laten verlopen en het foutenpercentage sterk te laten dalen, kunnen uw medewerkers natuurlijk veel meer tijd vrijmaken voor hun kerntaken. 

3. De mogelijkheden zijn eindeloos

Elk bedrijf is anders en bepaalt zijn eigen procedures en regels. Automatische workflows kunnen/moeten dus ook op maat van elke toepassing geïmplementeerd worden. De mogelijkheden zijn legio! Het verdelen van inkomende post, het goedkeuren of afkeuren van facturen, de taakverdeling binnen teams, de opvolging van aankoop- of verkoopprocedures, ... Het zijn maar enkele voorbeelden van workflows die door automatisering sneller en correcter verlopen. 

uitdagingen
1. Weerstand

Medewerkers staan vaak weigerachtig tegenover veranderingen die een invloed hebben op hun dagelijkse routine waaraan ze gewend zijn. Ze voelen zich onzeker, vrezen een hogere werkdruk of twijfelen aan de meerwaarde van de verandering. Door de medewerkers van bij het begin te betrekken en hier duidelijk over te communiceren, geeft u hen een houvast.

Ook het management moet vaak eerst overtuigd worden van de ROI. Met een goede business case kan dit heel makkelijk aangetoond worden. Door aan te tonen hoeveel tijd (en dus geld) bespaard kan worden door automatische workflows te implementeren, is de zaak meestal snel beklonken.

2. Privacy en security

Mappen vol vertrouwelijke documenten die gestapeld op een bureau liggen, overvolle archiefdozen of uitpuilend papierafval. Bij manuele workflows is het heel simpel om documenten te verliezen of in verkeerde handen te laten vallen.

Bij workflowsoftware zoals EasyForm Workflow zijn heel wat veiligheidsmaatregelen en controles ingebouwd zodat alleen bepaalde personen toegang krijgen tot bepaalde data op bepaalde tijdstippen. U kan zelf specifiëren welke beperkingen of toelatingen gegeven worden, zowel voor interne als externe betrokken partijen.  

3. Slechte ervaringen met technologie

Nieuwe technologie, nieuwe kopzorgen? Misschien heeft u in het verleden al te maken gehad met technologie die niet deed wat beloofd werd en waarbij u niemand kon bereiken om u verder te helpen. Met een ‘one-size-fits-all’ oplossing zit u trouwens zelden in de juiste richting om van een automatische workflow de resultaten te bekomen die u wilt.

Kies daarom voor een ervaren en lokale partner die met u meedenkt. Een partner die bereikbaar is, de lokale cultuur kent en waarbij een chatbot of invulformulier niet de enige manier is om een vraag te kunnen stellen. Een partner als Recomatics dus.

Tot slot

Waarom het uzelf moeilijk maken als het ook makkelijk kan? Vooruitgang is nu eenmaal niet tegen te houden en de voordelen/ROI van automatische workflows wegen niet op tegen de uitdagingen. Door voor een ervaren en professionele partner te kiezen, kan u bovendien ook rekenen op ondersteuning om deze uitdagingen gericht aan te pakken.

Wat kunnen wij voor u doen?

Neem contact op.