7 Typische problemen bij factuurverwerking en hoe u ze kunt oplossen.

2min

Wanneer facturen bij een medewerker van uw finance team binnenkomen, wat gebeurt er dan? In veel bedrijven leidt dit tot een complexe reeks factuurverwerkingsstappen die traag en foutgevoelig zijn en vaker een bron van problemen zijn dan van inzicht. 

In deze blog onderzoeken we 7 typische problemen waarmee accounts payable teams bij bedrijven tegenwoordig te maken hebben en uiteraard reiken we oplossingen aan.

De gemiddelde kosten van het verwerken van een factuur 

Het ontvangen, openen, sorteren, controleren, opvolgen, verwerken en goedkeuren van een inkomende factuur neemt veel tijd in beslag. Elke dag, week, maand en jaar zijn dat vele uren die veel geld kosten. Hoge verwerkingskosten zijn daarmee een van de grootste uitdagingen bij het verwerken van facturen. 

Volgens een rapport uit 2020 van het Institute of Finance and Management (IOFM) bedragen de gemiddelde kosten voor organisaties die tot 100.000 facturen per jaar verwerken ongeveer 5,60 euro wanneer ze elke factuur handmatig verwerken. Voor groeiende organisaties die 20.000 of minder facturen verwerken, bedragen de kosten maar liefst 14,71 euro per factuur. 

Te veel systemen in stand-alone silo's  

Wanneer uw teams silo's vormen door verschillende softwareoplossingen die ze in verschillende fasen van de factuurverwerking gebruiken, ontstaan er inefficiënties. Silo's verhogen het risico op veelvoorkomende problemen, zoals dubbele betalingen, foute afpuntingen of ontbrekende informatie. Het afbreken van deze muren en het verenigen van uw aanpak is de juiste strategie.  

Dat betekent dat je moet streven naar een integratie van deze processen met het ERP systeem. Niet alleen sturen van informatie naar het ERP systeem maar ook het gebruiken van de beschikbare master data om documenten te relateren aan bestaande entiteiten (leveranciers, klanten, projecten, werven…).

Te veel papier, te veel e-mails  

Beweegt uw bedrijf zich vaak op de grens tussen een digitaal ecosysteem en een ouderwets, op papier gebaseerd kantoor? Hoewel digitalisering een tijdsbesparing is, creëert een hybride werking tussen digitaal en papier vaak meer problemen dan dat oplost. Met papieren facturen die zich op bureaus opstapelen en e-mails die om goedkeuring of correcties vragen, is het voor uw team moeilijk om elke factuur van begin tot eind te volgen. 

Human error 

Als bedrijf ontvangt u regelmatig gelijkaardige facturen (elke leverancier heeft zijn eigen formaat en elke factuur heeft verschillende verplichte vermeldingen). Sommige van deze facturen bevatten veel regels die moeten worden gecontroleerd en ingevoerd. Bij het handmatig invoeren van facturen wordt zo'n 3,7% foutief ingevoerd. Digitale verwerking brengt dit percentage terug tot gemiddeld 0,6% of een vermindering met een factor zes van de foutenmarge. De tijd die achteraf moet worden besteed aan het zoeken en corrigeren van kleine fouten, die soms grote gevolgen hebben, kan zo worden vermeden. 

Bedenk hoeveel gemakkelijker het is om software een rode vlag te laten tonen over een mogelijke uitzondering op een factuur, dan om handmatige matching en foutafhandeling uit te voeren. Hoe meer werk u aan uw computersystemen kunt overlaten, hoe minder kans er is op problemen bij de handmatige verwerking. Deze overdracht kan helpen de payroll te verkleinen en de deur open te zetten voor taken met toegevoegde waarde. 

Geen tijd voor taken die met strategie te maken hebben 

Wanneer iedereen in uw afdeling zich bezighoudt met tijdrovende manuele verwerking, hoe kunnen ze dan waarde toevoegen aan de business? Vandaag zou AP een bron van kritische bedrijfsinzichten moeten zijn. Het verzamelen van informatie, het bepalen van uw KPI's en het maken van prognoses op basis van huidige en historische gegevens zijn essentiële stappen voor het ontwikkelen van een scherper concurrentievoordeel. Maar al te vaak ontbreekt het bedrijven aan een geschikt beheersysteem om deze inzichten te ontwikkelen.

Meer tijd voor waardevolle taken 

Als er minder tijd wordt besteed aan het opsporen van fouten, kan de AP-afdeling zich beginnen te ontwikkelen tot het waardevolle onderdeel van de moderne onderneming dat het zou moeten zijn. Geavanceerde software genereert inzichten in uw boekhoudgegevens en levert prognoses op die andere teams kunnen gebruiken om weloverwogen volgende stappen te plannen.

Minder papierwerk

zoeken-in-mappen-2

Stap zo snel mogelijk af van papieren facturen en afhankelijkheid van postdiensten. Digitale ontvangst van facturen zorgt ervoor dat het proces van begin tot eind digitaal blijft. Met een oplossing voor elektronische betalingen kunt u leveranciers digitaal en onmiddellijk betalen nadat een factuur is gevalideerd voor goedkeuring volgens uw vooraf ingestelde regels. Met een extensieve audittrail van alle gebeurtenissen bij elke stap kunt u in één oogopslag de historiek van een factuur zien - iets wat u niet kunt doen door enveloppen van bureau naar bureau te sturen.

Conclusie  

Op papier gebaseerde processen zijn traag, inefficiënt en grotendeels onzichtbaar voor de besluitvormers binnen een bedrijf. Als gevolg daarvan wordt, wat een drijvende kracht achter de waarde van het bedrijf zou moeten zijn, een financieel zinkgat dat gemakkelijk grotere problemen kan veroorzaken. Met een modern systeem en geautomatiseerde boekhoudtools kunt u de impact van deze problemen verkleinen. 

Software alleen is niet het antwoord op uw bedrijfsvragen. Daarom helpen de experts van RecoMatics u ook om de impact op uw organisatie in te schatten en de verandering in gang te zetten. 

Voordat u een geschikte oplossing kunt kiezen en implementeren, moet u eerst de gebieden identificeren waar uw AP-teams en -processen niet zo efficiënt zijn als ze zouden kunnen zijn. Als u deze problemen niet aanpakt, heeft dat reële gevolgen: slechte relaties met leveranciers, torenhoge kosten voor te late betalingen en een duidelijke impact op uw nettoresultaat.  

Tijdens de auditfase van projecten helpt RecoMatics zijn klanten om inefficiënties op te sporen en de algemene processen te stroomlijnen. Zelfs nadat de automatisering is geïmplementeerd, helpen we bij het blootleggen van knelpunten waar de menselijke betrokkenheid hoog is (bijvoorbeeld goedkeuring van documenten). Zodra u precies weet waar de knelpunten zich bevinden, kunt u ze snel aanpakken.

Klaar om de sprong naar digitalisering te maken en uw organisatie te versnellen? Laat het ons weten, en wij helpen u snel de beste oplossing op maat van uw bedrijf te vinden. Dat doen we door uw behoeften te analyseren, aanbevelingen te doen voor aangepaste processen en tools, en u te begeleiden bij de overgang naar de nieuwe manier van werken. 

Wat kunnen wij voor u doen?

Neem contact op.

Delen