Adresse:
RecoMatics NV
Koedreef 48
9070 Destelbergen
Belgique
T. +32(0)9 231 76 86
BTW: BE 0456.139.530
1. Objet
Sans préjudice de l'application d’éventuelles conditions spéciales fixées dans un contrat écrit distinct, les présentes conditions de vente s'appliquent à toute offre, tout devis ou tout contrat entre RecoMatics et son client. En cas de contradiction entre les présentes conditions de vente et un contrat écrit distinct, les dispositions du contrat écrit distinct prévaudront sur les conditions de vente.
La description détaillée des produits et services est consignée dans un ou plusieurs contrats partiels, un ou plusieurs cahiers des charges (SoW), annexe(s)/devis.
Sauf contrat écrit différent, les relations juridiques entre les parties sont régies par les présentes conditions de vente que le client, en signant le contrat, déclare accepter dans leur intégralité après en avoir pris connaissance.
L’acceptation de ces conditions de vente implique également que le client renonce pleinement à appliquer ses propres conditions générales (d’achat).
Les révisions ou les modifications des conditions de vente ne prennent effet que si elles ont été dûment convenues par écrit entre les parties.
Dans le cas où la livraison contiendrait des éléments tels que des logiciels ou des licences d'un tiers, des heures de travail à effectuer par un tiers, du matériel fourni par un tiers, les conditions générales de vente de ce tiers s’appliquent si elles sont incompatibles avec les présentes conditions.
« Le contrat » désigne tout document relatif à la commande ou à la livraison que le client confie à RecoMatics.
2. Prix
Les prix sont exprimés en euros et calculés conformément aux dispositions et au contenu du (ou des) contrat(s) partiel(s), du (ou des) cahier(s) des charges (SoW), de l'annexe (ou des annexes) et du (ou des) devis. Tous les prix mentionnés s’entendent hors TVA, impôts, taxes et droits d’une quelconque administration publique, sauf indication contraire. Tous les impôts, taxes et/ou droits, quelque soit leur nature, relatifs aux biens/services livrés ou à leur transport, y compris les nouveaux impôts, taxes ou droits instaurés après la conclusion du contrat, sont intégralement à la charge du client.
Les prix indiqués ne sont valables qu'en cas d'application des conditions de vente de RecoMatics. L'application des conditions d'achat du client donne lieu à facturation aux prix proposés. Les prix portent exclusivement sur le contenu décrit dans le document correspondant. Toute modification du contenu ou commande supplémentaire donne lieu à un ajustement des prix. Toute remise accordée est unique et ne crée aucun droit pour l'avenir.
Les prix des contrats de maintenance et des services cloud sont revus annuellement en fonction de l'indice Agoria. Les autres accords sur les prix peuvent être revus annuellement pour les ajuster aux coûts de fonctionnement de RecoMatics. L'absence d'un tel ajustement pendant une ou plusieurs années n'entraîne pas la déchéance du droit à l'ajustement. Dans ce cas, RecoMatics se réserve le droit de procéder à des ajustements qui n'ont pas été effectués auparavant, avec effet rétroactif.
3. Paiement
Les montants sont dus nets, sans escompte, au plus tard à 30 jours date de facture. La facturation s'effectue conformément à ce qui a été convenu dans le contrat partiel / le cahier des charges (SoW) / le devis. Le paiement s’effectue par virement bancaire sur le compte numéro : IBAN : BE95446962998158 BIC : KREDBEBB.
Toute contestation doit être suffisamment détaillée et adressée au siège social dans les 10 jours suivant la date de la facture.
Les parties conviennent qu'un coût administratif supplémentaire de 25,00 € peut être facturé par rappel envoyé.
Le non-paiement d'une facture à la date d'échéance rend exigibles de plein droit et sans mise en demeure préalable toutes les autres créances sur le client non encore échues. Dans ce cas, RecoMatics se réserve le droit de suspendre l'exécution de toutes les commandes en cours jusqu'au règlement intégral de tous les montants à recouvrer, et ce sans mise en demeure préalable, ni indemnisation du client.
En cas de non-paiement total ou partiel d'une facture à la date d’échéance, le client est redevable, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d'un intérêt de retard mensuel sur le montant dû de la facture s'élevant à 1 % par mois commencé, sauf si l’intérêt au taux légal est supérieur, auquel cas ce dernier s'applique.
En cas de retard de paiement, en plus des intérêts moratoires, le débiteur sera redevable d'une indemnité de 15 % sur le montant principal, avec un minimum de 150,00 EUR, pour couvrir les frais de recouvrement extrajudiciaires causés par le non-paiement et sans préjudice du droit de réclamer une indemnisation pour d'autres dommages qui ne sont pas exclusivement causés par le non-paiement.
Les paiements effectués par le client à RecoMatics sont d'abord imputés sur les frais dus par le client, puis sur les intérêts dus et enfin seulement sur le montant principal dû.
À tout moment, si RecoMatics a des doutes sur la solvabilité du client en raison d'actes d'exécution judiciaire contre ce client, d’un non-paiement ou d’un retard de paiement concernant une ou plusieurs factures et/ou de tout autre événement manifeste, y compris l'implication dans une procédure d'insolvabilité, RecoMatics se réserve expressément le droit d'exiger un paiement préalable pour les livraisons restant à effectuer ou de demander d'autres garanties, même dans le cas où les produits auraient déjà été expédiés en totalité ou en partie. Si le client refuse de se conformer à la demande de RecoMatics, RecoMatics se réserve le droit de résilier le contrat, moyennant une notification par simple lettre ou par courriel, immédiatement, unilatéralement, sans autorisation judiciaire et sans aucune indemnisation du client. Le cas échéant, le client sera redevable d'une indemnité forfaitaire de 15% du prix total de la commande, sans préjudice du droit de RecoMatics de réclamer une indemnité plus élevée, à condition de fournir la preuve d’un dommage réel subi plus important.
RecoMatics peut à tout moment, même après la faillite du client ou en cas d’intervention judiciaire, compenser les créances et les dettes réciproques entre RecoMatics et le client. Cette compensation peut être effectuée quels que soient la forme ou l’objet des dettes et des créances, quelle que soit l’unité monétaire et que les dettes ou les créances réciproques aient un caractère exigible ou non. Le calcul de cette compensation est effectué en euros après, si nécessaire, conversion des devises pour le compte du client.
4. Durée
Les contrats sont conclus pour une durée indéterminée et entrent en vigueur à la date de leur signature. Ils restent en vigueur aussi longtemps que l'un des accords partiels, l’un des cahiers des charges (SoW) ou une annexe est en vigueur.
Les articles 11, 12, 8, 9 et 10 concernant les droits de propriété, la confidentialité, la protection des données et la non-sollicitation du personnel restent valables même après le terme du contrat et/ou des accords partiels / des cahiers des charges (SoW) / de l’annexe.
Toutes les offres et tous les devis de RecoMatics sont sans engagement et de ce fait ne sont pas contraignants pour RecoMatics. Les commandes des clients n’engagent pas non plus RecoMatics. La conclusion d’un contrat entre RecoMatics et un client ne s’effectue que par la signature par les parties d'une confirmation de commande ou de tout autre contrat écrit.
Les devis établis par RecoMatics sont valables pendant un mois, sauf indication contraire.
Les contrats de maintenance sont toujours conclus pour une période initiale de 3 ans et sont ensuite reconduits tacitement pour une période d'un an, d’année en année.
L'une ou l'autre des parties peut mettre fin au contrat de maintenance par l’envoi d’une lettre recommandée à condition de respecter un préavis de trois mois avant la date d'échéance.
Les modalités de résiliation des contrats partiels sont indiquées dans ces contrats mêmes. En cas de résiliation anticipée d’un tel contrat partiel, les heures déjà effectuées et les produits déjà livrés seront toujours facturés et les montants éventuellement payés ne pourront pas être récupérés.
Le contrat prend fin automatiquement en cas de décès, d'insolvabilité manifeste, de liquidation ou de faillite du client et ce au moment où cessent les paiements à RecoMatics.
5. Livraison
Les produits et services sont livrés selon les délais indiqués dans le contrat partiel, le cahier des charges (SoW) ou l'annexe/le devis. Le client reconnaît que, dans le cas d'un travail réalisé sur mesure, les délais indiqués peuvent dépendre de la disponibilité du client pour la prise de décisions et la fourniture d’informations.
Sauf indication contraire dans le contrat partiel, le cahier des charges (SoW) ou l'annexe/le devis, les délais de livraison sont indicatifs et ne constituent, en ce qui concerne RecoMatics, qu'une obligation de moyens. Le non-respect de la date de livraison ne donnera pas lieu à une indemnisation pour retard.
RecoMatics peut faire appel à des sous-traitants pour la fourniture de services ou la livraison de produits sans avoir pour cela besoin du consentement du client. RecoMatics conserve l'entière responsabilité de la livraison du contrat partiel, du cahier des charges (SoW) ou du devis concerné.
6. Responsabilité
RecoMatics n'est responsable des dommages résultant de manquements prouvés qui lui sont directement imputables que dans les limites du présent article. En cas de dommages, le client adressera, par écrit, une mise en demeure à RecoMatics et donnera une description détaillée de la nature du manquement. La mise en demeure doit accorder un délai raisonnable à RecoMatics pour remédier au manquement.
RecoMatics sera dans ce cas tenue de réparer les dommages directs causés par (le personnel de) RecoMatics, prouvés par le Client et exclusivement imputables à RecoMatics, à concurrence d’un montant maximum de 25 % du coût total de l'implémentation, et ce, que l’action ait été intentée sur une base contractuelle (entre autres, par le biais d’un contrat de services informatiques) ou extracontractuelle. Dans le cas où la durée de la mission dépasserait 1 an, la responsabilité serait limitée à la valeur annuelle de la mission.
Si RecoMatics répare la faute à ses propres frais, le client ne pourra prétendre à aucune indemnisation.
En aucun cas, RecoMatics ne pourra être tenue responsable :
Des dommages totalement ou partiellement causés par du matériel ou des logiciels fournis ou réalisés par des tiers, ou par tout autre élément présent dans l'entreprise du Client, ou introduit dans l'entreprise du Client après la signature du présent contrat ;
Des actions intentées contre le Client par un tiers.
De tout cas de manque à gagner.
De tout autre dommage consécutif ou indirect, de toute autre perte économique directe ou indirecte.
Le droit à indemnisation pour les fautes directement imputables à RecoMatics se prescrit trois (3) mois après la survenance de la faute présumée.
7. Force majeure
RecoMatics n’est pas responsable d'un retard ou d'une inexécution de ses obligations si ce retard ou cette inexécution est attribuable à un cas de force majeure. Les événements suivants sont des exemples de cas de force majeure : guerres, révoltes, émeutes, explosions, grèves ou conflits sociaux, défauts dans l'équipement du client, défaillances des équipements informatiques et de télécommunication de tiers ou l’annulation sans délai par un fournisseur de la collaboration entre ce dernier et RecoMatics, sans que cette annulation résulte d'un manquement matériel de RecoMatics. Si un cas de force majeure empêche RecoMatics de remplir ses obligations en vertu du Contrat pendant une période ininterrompue de plus de trois (3) mois, le client peut mettre fin à la collaboration sans indemnisation.
Étant donné que l'obligation du client envers RecoMatics constitue essentiellement une obligation de paiement, le cas de force majeure du client est, par là même, expressément exclu.
8. Confidentialité
RecoMatics s'engage à protéger la confidentialité de toutes les informations que RecoMatics ou ses employés obtiennent sur le client, sa clientèle, ses projets et ses investissements, de quelque manière que ce soit, à la suite de ou pendant l'exécution du présent contrat et de l’ensemble des contrats partiels, des cahiers des charges (SoW) et des annexes qui en résultent.
RecoMatics ne révélera aucune de ces informations à des tiers sans le consentement préalable et écrit du client.
Chaque partie s'engage à restituer ou à détruire (au choix de l'autre partie) les documents portant la mention « CONFIDENTIEL » dès que les informations qu’ils contiennent ne sont plus nécessaires à l'exécution du contrat, du contrat partiel, du cahier des charges (SoW) ou de l'annexe.
De façon générale, pour protéger la confidentialité des informations dont elle dispose sur l’entreprise de son cocontractant, chaque partie prend les mêmes précautions que celles qu'elle prendrait pour empêcher l'utilisation non autorisée, la distribution ou la publication d’informations de nature similaire sur sa propre entreprise. RecoMatics détruira immédiatement toutes les informations qu'elle obtiendrait sur les clients de son client pendant l'exécution du contrat ou des contrats partiels, des cahiers des charges (SoW) ou des annexes qui en résultent et observera une vigilance particulière afin d’empêcher leur diffusion.
L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui :
ont déjà été ou seront rendues publiques.
ont été obtenues légalement auprès de tiers.
ont été développées ou découvertes de façon totalement indépendante du cocontractant.
Toutefois, RecoMatics est autorisé à mentionner sur sa liste de références le nom et le logo du client, tant pendant qu’après l’exécution du contrat, et à rendre cette liste publique.
9. Protection/traitement des données
Chaque partie s'engage par principe et explicitement à respecter les dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (RGDP).
RecoMatics utilisera les données personnelles fournies par le client, ou toute autre information comportant ou non des données personnelles, exclusivement sur demande du client dans le cadre de l'exécution d'une mission particulière, d’un contrat partiel ou d’un cahier des charges (SoW) et juste pendant le temps nécessaire.
Après exécution, RecoMatics, avec le consentement du client, ne conservera que les données dont elle a besoin pour répondre aux demandes d’assistance.
Le client garantit que toutes les données qu'il met à la disposition de RecoMatics dans le cadre d'une mission seront légalement communiquées à RecoMatics, conformément à la législation sur la protection de la vie privée et le traitement des données à caractère personnel. Le client autorise Recomatics à communiquer ces données à toutes les personnes, institutions et organismes qui participent directement ou indirectement à l'exécution de la mission.
Le client autorise également RecoMatics à utiliser les données traitées et anonymisées en interne, aux fins d’amélioration continue de ses produits.
Dans le cas où RecoMatics aurait à traiter des données personnelles dans le cadre d'une mission pour le client, un accord spécifique sur le traitement des données sera conclu avec le client pour ce faire.
10. Obligation d'information et de consultation
Le client demandera à RecoMatics toutes les informations dont il a besoin pour comprendre le contenu exact des services qui seront fournis et les caractéristiques des produits qui sont proposés. En principe, les descriptions de ces informations dans les contrats partiels, les cahiers des charges (SoW) et les annexes/devis sont suffisantes ; néanmoins, le client a la possibilité, à tout moment, de demander des explications complémentaires à RecoMatics.
Le client reconnaît que, dans le cadre de ce contrat et de tous les contrats partiels, les cahiers des charges (SoW) et les annexes/devis qui en résultent, RecoMatics a rempli son obligation d'information du client.
11. Transfert de la propriété et des risques des biens livrés
La propriété des biens vendus (un scanner par exemple) ne sera transférée au client qu'après règlement intégral par le client du montant total dû à RecoMatics, y compris le paiement du prix, des coûts, d’éventuelles indemnités et des intérêts convenus, en contrepartie des biens et services livrés ou à livrer par RecoMatics. Néanmoins, les risques de perte ou de destruction des biens vendus seront intégralement supportés par le client à partir du moment où les biens vendus lui sont livrés.
Jusqu'au moment où la propriété des biens vendus est effectivement transférée au client, (i) il est expressément interdit au client d'utiliser les biens livrés comme moyen de paiement, de les mettre en gage ou de les grever de toute autre sûreté ; (ii) le client apposera un marquage sur les biens livrés indiquant de façon clairement lisible que les biens livrés restent la propriété de RecoMatics. Pour autant que de besoin, la présente clause est réputée être réitérée pour chaque livraison. Le client s'engage à informer immédiatement RecoMatics, par lettre recommandée, de toute saisie effectuée par un tiers et portant sur les biens livrés.
12. Propriété intellectuelle
RecoMatics reste propriétaire de tous les logiciels qu’elle a développés et conserve tous les droits sur ces logiciels. Rien dans le contrat ne peut être interprété ou expliqué comme un transfert des droits de propriété intellectuelle de RecoMatics au client.
Le client acquiert, pour la durée du contrat, le droit limité, non exclusif et non transférable d’utiliser le logiciel pour les besoins internes de son entreprise (« Droit d'utilisation »). Le Droit d'utilisation prend fin au terme du contrat. Le client n’est pas autorisé à utiliser le logiciel pour des objectifs autres que ceux pour lesquels le Droit d'utilisation a été obtenu, ni à utiliser le logiciel d'une manière qui ne correspond pas à une utilisation normale. RecoMatics se réserve le droit d’implémenter des mises à jour, des mises à niveau et de nouvelles versions du logiciel, ainsi que de suspendre l'accès au logiciel, sans compensation, pendant un délai raisonnable à des fins de maintenance ou d'installation.
Les restrictions d'utilisation des logiciels et de la documentation développés par des tiers et acquis par RecoMatics sont fixées dans les conditions de licence et dans les conditions de la documentation applicables au produit concerné, telles que définies et imposées par le fabricant ou son distributeur.
RecoMatics acquerra les licences nécessaires au client et les transférera.
Le client se conformera à ces dispositions et préservera RecoMatics au cas où le fabricant ou le distributeur de ces produits intenterait une action contre RecoMatics pour violation présumée du droit de propriété en raison du non-respect des conditions de licence telles que communiquées au client.
En ce qui concerne la politique de mise à niveau des logiciels de tiers, RecoMatics s'aligne sur la politique du fournisseur concerné. Les éventuels frais supplémentaires facturés par ce fournisseur seront communiqués à l'avance au client, avant qu’il ne s'engage. Le cas échéant, la décision finale revient au client sur les conseils de RecoMatics.
13. Le personnel (non-sollicitation)
RecoMatics se réserve le droit de choisir le collaborateur qu’elle affectera à une mission, ainsi que de décider de le remplacer au cours de la mission.
RecoMatics et le client s'engagent, pendant la durée du contrat et jusqu'à un (1) an après son terme, à ne pas embaucher de collaborateurs de l'autre partie, directement ou indirectement (par exemple comme consultant, conseiller indépendant, par l’intermédiaire d'une société, etc.), sans le consentement écrit préalable de cette autre partie. En cas de violation de cette disposition, la partie qui l'a enfreinte sera tenue de verser à l'autre partie une indemnité à hauteur du salaire annuel brut (y compris tous les avantages auxquels l'employé concerné avait droit) et des cotisations patronales de l'employé concerné au moment du terme du contrat de travail.
14. Signatures
Dans le cas où un exemplaire signé serait communiqué au moyen d’un courrier électronique, avec un fichier de données au format PDF ou JPEG, ou au moyen d’une autre copie exacte, la signature y figurant constituera un engagement valable et contraignant pour le signataire (ou pour l’entité au nom et pour le compte de laquelle la signature a été apposée) avec la même valeur, la même force et le même effet que s'il s'agissait de l’original.
La personne qui accepte les présentes conditions au nom d'une entité déclare qu'elle dispose de la compétence légale pour conclure le contrat au nom de cette entité.
15. Droit applicable et tribunal compétent
Le présent contrat et ses annexes, les contrats partiels et les cahiers des charges (SoW) qui en résultent, sont exclusivement régis par le droit belge.
L'application de la Convention de Vienne sur les ventes du 11 avril 1980 est expressément exclue.
Tous les litiges entre les parties concernant les contrats soumis aux présentes conditions de vente relèvent exclusivement de la compétence des tribunaux de l'arrondissement de Flandre-Orientale, division de Gand.