Traitement numérique des factures

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Le client

Deschacht est un distributeur et fournisseur de matériaux de construction professionnels de la Flandre de l’Est qui compte pas moins de 10 centres de distribution en Belgique.

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Le problème : le traitement manuel des factures d'achat, à forte intensité de main-d'œuvre

Bien que Deschacht ait déjà pris de nombreuses mesures en faveur de la numérisation et de l'efficacité, l'optimisation du traitement des factures a constitué un défi majeur. Notamment parce que quelque 60 000 factures d'achat sont traitées chaque année (ce qui représente +/- 300 000 pages).

Le traitement manuel des factures entrantes prend beaucoup de temps. Ce n'est qu'en comparant la facture ligne par ligne avec les matériaux reçus que la facture entrante peut être approuvée.

En tant que système ERP central, Deschacht travaille avec Robinson (système ERP de SDP), dans lequel le flux d'approbation est géré. Une interface intelligente avec Robinson était donc une nécessité absolue.

"En automatisant le traitement de nos factures entrantes, nous franchissons une étape importante pour générer des gains de temps et d'efficacité. Les solutions fournies par RecoMatics, en collaboration avec SDP, répondent largement à nos attentes".

Bert Vermeiren, Chief Digital Officer chez Deschacht

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La solution : EasyForm Capture avec l'interface SDP

Deschacht travaille dur pour construire un écosystème autour de leur système ERP, Robinson avec des applications spécialisées. La reconnaissance automatique des factures est l'une d'entre elles, et avec EasyForm Capture, nous avons fourni la solution parfaite. 

Les documents à traiter arrivent par voie électronique ou sont numérisés puis importés automatiquement, à partir d'une boîte aux lettres ou d'un dossier partagé. Les données requises sont reconnues, saisies et validées, en grande partie sans intervention de l'utilisateur. En outre, les données de base du système ERP sont utilisées tout au long du processus de capture d'EasyForm pour toutes sortes de validations et de vérifications. Après validation complète de chaque document, celui-ci est converti dans un format qui peut être traité automatiquement par Robinson (SDP) et le flux d'approbation démarre automatiquement.

Le résultat ?

La comparaison des factures d'entrée avec les livraisons et la comptabilisation des factures d'achat se font de manière entièrement automatique dans environ 80 % des cas. Cela permet au service financier de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le contrôle et le suivi des factures qui présentent des écarts en termes de prix, de quantités ou de produits reçus. Une réduction du temps et des coûts perdus et une augmentation de l'efficacité, du profit et de la transparence dans un délai très court.

Fier que Deschacht ait choisi RecoMatics pour cette étape de leur processus de numérisation ! 

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