Traitement automatisé des factures

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Le client

Le groupe Luba, avec Luba Uitzendbureau, E&A Uitzendbureau et Vallei Personeel, offre des services complets et spécialisés en ressources humaines, dans le domaine de l’intérim, des services internes, du recrutement, de la sélection et du détachement.

Luba Uitzendbureau est le partenaire RH des PME depuis plus de 50 ans. Avec pas moins de 46 agences, Luba offre un service idéal, personnalisé et de proximité. L'objectif de Luba est de placer 11 000 talents locaux dans les PME cette année. Ce qui fait la particularité du groupe Luba, c'est l'accent mis sur la collaboration : ensemble, nous allons de l'avant !

E&A Uitzendbureau travaille depuis 1995 pour des entreprises de production, des entrepôts et des centres de distribution répartis sur l’ensemble des Pays-Bas. E&A s’adresse plus particulièrement aux travailleurs flexibles polonais. Le bien-être et la satisfaction professionnelle de cette main d'œuvre sont au premier rang de ses préoccupations. Les trois valeurs clés spécifiques à E&A sont la connaissance du terrain, le respect des engagements et la qualité de la prestation. C'est « la flexibilité au top » dans le jargon d'E&A !

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Le problème : les factures fournisseurs, une énorme charge de travail

Avec plus de 13 000 factures fournisseurs par an pour les différentes agences, le traitement manuel de ces documents constituait une tâche extrêmement chronophage. Par conséquent, RecoMatics avait pour objectif d'implémenter une solution permettant, d'une part, de générer des gains de temps et d'efficacité, et d'autre part, de rendre le processus de traitement des factures plus transparent, plus cohérent et plus centralisé.

Luba utilise le système financier CODA de Unit4 ; une interface était donc indispensable pour permettre une connexion parfaite de la procédure d'approbation et de la proposition de comptabilisation avec la reconnaissance automatique des factures de RecoMatics.

Les éloges de nos collègues belges d'Agilitas, qui travaillent avec RecoMatics depuis des années, ont confirmé la pertinence de notre choix de partenaire. Les questions et les priorités spécifiques à notre entreprise (notamment l'automatisation) ont été clairement anticipées, ce qui a permis une collaboration particulièrement fluide. Avec un retour sur investissement très rapide, les avantages du traitement entièrement automatisé des factures sont à présent incontestables.

Patrick Giebels, Contrôleur de Gestion chez Luba Uitzendbureau

La solution : l'automatisation du traitement et l'intégration à un ERP

Avec EasyForm Capture, nous avons implémenté une solution intelligente permettant la numérisation, l’importation et le regroupement des factures et des avoirs fournisseurs. Cette solution utilise la technologie OCR qui permet de reconnaître les données et de les extraire pour ensuite enclencher un traitement entièrement automatisé.

De plus, grâce à notre connecteur EasyForm pour CODA (Unit4 Financials), les factures sont automatiquement comptabilisées dans le système de Luba.

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Quelques-uns des avantages concrets pour Luba Uitzendbureau

  • Un délai de traitement plus court et moins de travail manuel pour chaque facture

  • Des processus plus simples et plus rapides

  • Des archives numériques disponibles à tout moment et en tout lieu

  • Pas de pertes de documents

  • Une amélioration de l’information financière et opérationnelle

  • Une réduction de la consommation de papier

  • Un journal d'audit complet et actualisé, de la réception à la comptabilisation de la facture

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