Floré distribue des fleurs et des plantes dans toute l'Europe et est leader sur le marché des intermédiaires entre producteurs et détaillants dans le secteur horticole.
Avec 15 sociétés réparties sur quatre pays européens, la comptabilité chez Floré n'est pas une affaire élémentaire. Cela s'entend. Lorsque Floré précise que les factures sont réceptionnées à dix adresses postales différentes avant d'être réexpédiées au siège à Lochristi — certaines par voie postale, d’autres par voie électronique — on comprend qu'il s'agit même d'un cas très compliqué. 40 000 factures annuelles en provenance de 2 000 fournisseurs différents, cela représente un volume gigantesque de documents à traiter. Les objectifs de Floré : dématérialiser les factures et rationaliser le flux.
La dématérialisation de notre flux de factures avec RecoMatics et son intégration à SAP ont entraîné une montée en flèche de notre performance.
Première étape de notre solution : quel que soit le mode de réception des factures, boîte aux lettres électronique ou scanner, EasyForm Capture récupère les documents, traite les images numériques et identifie les fournisseurs concernés. Deuxième étape : le système extrait toutes les informations pertinentes de la facture, du montant au numéro de TVA. Troisième étape : ces informations sont transmises au système SAP de Floré, dans lequel les factures sont automatiquement comptabilisées.
Et tout cela sans perte de contrôle : chaque facture parcourt un flux numérique au cours duquel elle est soumise à approbation. Ce n'est qu'après émission du feu vert qu'elle est automatiquement comptabilisée dans SAP puis réglée. Floré a ainsi réduit de 40 % le délai de traitement par facture. Alors que, selon les études réalisées, le coût de traitement d’une seule facture se situe généralement entre 11 et 40 euros, nous l’avons réduit à moins d'un euro (1 euro).
Mission accomplie.