Dématérialisation des demandes d’analyses de laboratoire

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Le client

L'hôpital AZ Alma à Eeklo, qui dispose également d'une polyclinique à Sijsele, compte 135 médecins, ainsi que 1 440 collaborateurs et bénévoles qui contribuent quotidiennement aux soins « avec leur coeur » (comme le dit la devise de l'hôpital).


Le problème : une énorme quantité de formulaires à traiter et des archives archipleines

Le laboratoire hospitalier d'AZ Alma reçoit tous les jours 400 à 500 demandes d'analyses. La loi exige que ces demandes, émises sur support papier, soient conservées pendant au moins 3 ans. Cette obligation a généré un énorme volume d’archives papier, à un point tel qu'il a fallu recourir à un lieu de stockage externe et sécurisé. Dans ces conditions, il est évident qu’il n’est pas si simple de retrouver une demande archivée. AZ Alma souhaitait trouver une solution permettant à la fois de numériser les demandes papier et de retrouver facilement tout document numérisé.

Nous avons trouvé en RecoMatics un partenaire qui répond à nos attentes. Ce spécialiste de la digitalisation a apporté une solution rapide (et sécurisée) à un problème de longue date. Avec la reconnaissance des codes-barres et l’enregistrement automatique au format PDF, toutes les données sont désormais soigneusement archivées. Les pertes de temps liées à la recherche d'informations ont ainsi définitivement disparu. Nos collaborateurs peuvent enfin se concentrer sur les soins à prodiguer aux patients.

Christophe Vandenabeele, Directeur du Laboratoire AZ Alma

recomatics

La solution : La reconnaissance des codes-barres, avec contrôles et liens vers les archives

AZ Alma a finalement trouvé un partenaire en RecoMatics, entreprise spécialisée dans la digitalisation des processus métier.

Nous avons implémenté la solution EasyForm Capture qui permet la reconnaissance et l'archivage des demandes d’analyses à partir de leurs codes-barres. En générant automatiquement un PDF pour chaque demande et en le reliant directement au logiciel de laboratoire existant chez AZ Alma (LIS), nous avons mis au point un système d'archivage qui réduit considérablement le coût du stockage physique tout en augmentant la productivité des employés.

Nous sommes fiers de cette réalisation dans un secteur où chaque seconde peut être vitale, au sens littéral du terme !

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