Dématérialisation des bons de commande et des factures

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Le client

EIT Digital est une communauté de la connaissance et de l’innovation de l'Institut européen d’innovation et de technologie (EIT). L'EIT est un organe de l'Union Européenne créé par l'Union Européenne dans le but de renforcer la capacité d'innovation de l'Europe.

Le problème : le traitement des bons de commande et des factures

EIT Digital a fait appel à RecoMatics pour l’aider à trouver une solution au processus de traitement des bons de commande et des factures fournisseurs, un processus inefficace et fastidieux. Cette solution devait répondre aux exigences de l'EIT en matière de contrôle et de transmission des données.

recomatics
La solution : le traitement et l’approbation automatique de différents types de documents

RecoMatics a implémenté EasyForm, une solution intelligente qui automatise l’émission et l'approbation des bons de commande et s'intègre au système ERP d’EIT Digital. EasyForm numérise également les factures fournisseurs, en extrait automatiquement les données et les transfère ensuite au système comptable. De plus, le logiciel associe automatiquement les factures reçues aux bons de commande émis et aux données qu'ils contiennent.

Le processus d'approbation des bons de commande et des factures est désormais 100 % numérique et mobile. Et tous les documents, toutes les métadonnées, ainsi que toutes les informations sur le workflow sont stockés de façon sécurisée dans SharePoint Online, ce qui permet de les retrouver rapidement et facilement.

L’assistance intuitive à la validation rend le travail de nos collaborateurs plus agréable. Nous respectons pleinement les exigences requises en matière de contrôle et de transmission des données car nous sommes en mesure de présenter clairement les bons de commande avec les factures qui y sont associées.

Constant Smits, Directeur des Opérations

Les avantages

  • Réduction des coûts et de la charge de travail

  • Augmentation de l’efficacité opérationnelle

  • Sécurisation des données

  • Aperçu en temps réel, historique complet et rapports

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