Une introduction à la capture de données


Une introduction à la capture de données

La capture de données à partir de documents est au cœur de la transformation numérique des processus métier. Il existe de nombreuses façons de procéder, basées sur de nombreuses technologies. Et la voie à suivre n'est pas toujours évidente. Dans ce blog, nous allons passer en revue les principes fondamentaux de la capture de données de documents.

Définition de la capture de données de documents

La capture (ou saisie) de données de documents est le processus de « lecture » et d’extraction d’informations de divers documents (documents numérisés, fichiers électroniques, images, PDF, etc.) et de leur transfert vers les ressources correspondantes du SI, telles que les feuilles de calcul, les rapports d'analyses numériques, le système d'enregistrement des commandes ou les systèmes ERP (planification des ressources de l'entreprise). Pour toute entreprise, les données sont d’une importance capitale, et si une entreprise ne dispose pas des informations pertinentes, elle subira les conséquences de mauvaises décisions, ce qui limitera sa croissance.

Les solutions de capture de données ont deux objectifs :

1.       L’accessibilité des informations

Si l'information est disponible, mais ne peut être consultée ou comprise, elle devient inutile. Par conséquent, l'accessibilité est le premier objectif des solutions de capture de données.

2.       L’obtention des informations

Le deuxième objectif des solutions de capture de données est la conversion des informations obtenues (à partir des différentes sources de contenu) en données structurées, afin qu'elles puissent être analysées/utilisées tel que souhaité par l'entreprise.

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Pourquoi la capture de données de documents est-elle importante ?

La plupart des entreprises dépensent énormément d'argent et d'efforts pour le tri manuel de données qui se trouvent en différents endroits. De ce fait, la faculté de pouvoir consulter et utiliser les données implique une main d'œuvre importante et des coûts élevés. Les solutions de capture de données vous permettent d’automatiser des processus documentaires qui, autrement, seraient manuels. Pour ce faire, il vous faut mettre en place des workflows automatisés, qui rendent inutile le traitement manuel des documents et font ainsi économiser à votre entreprise beaucoup de temps et d'argent.

Les avantages de la capture de données de documents

Cette technologie est particulièrement intéressante pour les entreprises ou les services dans lesquels le traitement de formulaires et/ou de documents constitue une activité importante. Les processus métier les plus concernés sont ceux que l’on trouve dans les services financiers, comptabilité fournisseurs, assurance qualité, achats, ventes, après-vente, etc.

En remplaçant les processus manuels par une solution de capture de données automatisée, les entreprises et les organisations bénéficient des avantages suivants :

  • Une réduction des coûts

  • Une plus grande précision des données

  • Une réduction des coûts de traitement par document

  • Un accès plus rapide aux données essentielles

  • Des réactions plus rapides aux erreurs des fournisseurs

  • Des réponses plus rapides aux clients

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Données structurées vs données semi-structurées

Dans un processus de capture de données, il faut bien distinguer les documents structurés des documents semi-structurés.

Chaque système de capture de données doit faire face à deux défis :

1.       La localisation des données - documents structurés

Le plus grand défi pour un système de capture est de trouver et de reconnaître les données dont on a besoin dans un document spécifique.

C’est facile lorsqu’il s’agit d’un formulaire standardisé, d’un document structuré. Chaque document contient les mêmes types d'informations qui se trouvent toujours aux mêmes emplacements sur le formulaire. Il s'agit dans ce cas de documents structurés.

2.       La localisation des données - documents semi-structurés

Lorsque chaque document contient les mêmes types d'informations, mais à des emplacements très variés, il s’agit de documents semi-structurés. Typiquement, ce sont les bons de livraison, les factures, les bons de commande, etc. En général, ces documents ne sont pas très simples à analyser. Il en va de même pour des formats tels que les fichiers audio, les fichiers vidéo et les publications sur les médias sociaux.

Ainsi, de nombreux documents commerciaux sont semi-structurés : ils ont la même structure de base mais leurs mises en page et leurs contenus peuvent être différents. Par exemple, toutes les factures comportent la date de la facture, le nom du fournisseur et le montant total à régler. Elles comportent cependant également certaines variables telles que les lignes, les remises ou les amendes. De plus, les emplacements des différents champs de données varient d'une facture à l'autre.

Ce sont ces données variables qui sont les plus difficiles à saisir. Mais heureusement, les systèmes de saisie de données offrent maintenant de nombreuses possibilités permettant d’augmenter la précision de la saisie de documents non-structurés.

Les solutions de capture intelligente d'aujourd'hui, telles que EasyForm de RecoMatics, traitent aussi bien des documents structurés que des documents semi-structurés ou non-structurés. De plus, elles ont systématiquement recours à l'apprentissage automatique afin de devenir de plus en plus efficaces dans votre environnement.

Et quid des documents non structurés ? Nous aborderons ce sujet dans un autre article !

Conclusion

Malgré la digitalisation croissante, la quantité d'informations que les entreprises doivent traiter chaque année ne cesse d'augmenter. Par conséquent, une technologie documentaire intelligente est nécessaire pour regrouper, segmenter, automatiser et optimiser toutes les informations entrantes (sur papier, numérisées ou 100 % numériques) de façon intelligente.

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