Se démarquer avec le travail digital


Se démarquer avec le travail digital

Le travail digital, c’est en fait un travail autonome avec un accès aux dernières versions des documents, vos collaborateurs disposant toujours, et où qu’ils soient, de l’ensemble des informations à jour. Le travail digital implique ainsi bien d’autres aspects que le simple fait de travailler depuis un ordinateur portable, un smartphone ou une tablette. C'est un moyen d'accroître la productivité, la collaboration et la flexibilité. Dans cet article, nous examinerons de près le lien entre le travail digital et l’espace de travail virtuel et comment ces deux concepts peuvent vous permettre de vous démarquer.

1. Le travail digital

Bien que la digitalisation soit devenue incontournable, de nombreuses entreprises sont encore à la traîne dans le domaine du travail digital. Non seulement elles passent à côté d’un certain nombre d’avantages, mais elles subissent aussi une détérioration de leur image auprès de leurs clients qui ne les sentent pas prêtes pour l’avenir.

Pour être clair et concis, le travail digital consiste à stocker, traiter et transmettre électroniquement des données sous forme numérique (par opposition aux formes plus anciennes comme le papier). Lorsque l'information a été numérisée, elle peut être utilisée (indépendamment de l’endroit où elle se trouve) sur des appareils électroniques, tels des smartphones, des tablettes ou des ordinateurs. Par ailleurs, la digitalisation englobe aussi le traitement de ces informations au moyen de processus automatisés.

2. L’espace de travail virtuel

Le travail digital s’appuie donc essentiellement sur l'utilisation de logiciels, d'applications et d'équipements numériques pour permettre la réalisation de tâches et le contrôle de processus. Dans ce contexte, un espace de travail virtuel est indispensable.

La mise en place d'un espace de travail virtuel implique un environnement en ligne où vos collaborateurs pourront trouver facilement l’ensemble des fichiers importants, outils et autres éléments. Avec l’intégration d’outils de communication (comme la messagerie instantanée), vos collaborateurs pourront communiquer entre eux, rapidement et efficacement. Office 365, par exemple, se compose de dizaines d'applications susceptibles d’être utilisées dans le cadre d’un espace de travail virtuel. L’offre se décline pour différentes cibles et comprend différentes formules d'abonnement, ce qui permet la personnalisation des espaces de travail virtuels ; ainsi, chacun dispose des applications et des données nécessaires à l’accomplissement de son travail.

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3. Les résultats

Le travail digital résultant d’une stratégie et d’une mise en œuvre bien pensées entraîne de multiples effets positifs, non seulement en interne mais aussi à l'extérieur de l’organisation. Un aperçu :

  • Un travail sans bureau fixe

La pandémie de covid-19 a catapulté le travail à domicile au premier plan et dévoilé les points faibles dans les organisations. Avec le travail digital, peu importe où vous êtes ou à quel moment vous travaillez. Toutes les informations dont vous avez besoin sont à portée de main.

  • La prévention des erreurs humaines

S’ils sont correctement programmés, les ordinateurs ne font jamais d’erreurs. Les traitements manuels, en revanche, sont sujets à erreurs ; et une petite erreur peut avoir des conséquences majeures. En digitalisant les opérations répétitives et en mettant en place des contrôles automatiques, vous vous éviterez bien des ennuis.

  • Des gains de temps et d'argent

La recherche de documents dans d’énormes armoires à archives est particulièrement chronophage. Le processus d'approbation des factures l’est tout autant. Pour le personnel et pour les entreprises, le temps est une chose de plus en plus précieuse ; c'est la raison pour laquelle il est l'un des arguments forts en faveur de la digitalisation. Un archivage documentaire bien organisé et une recherche s’effectuant par la simple saisie de la requête vous permettrait d’économiser du temps, des efforts et de l’argent.

Un traitement des documents au moyen d’une application web par exemple serait également beaucoup plus performant. La mise à disposition des documents en interne et l'automatisation des étapes qui s’ensuivent, telles que l'envoi d'une facture ou d'une commande, ont pour conséquences une amélioration de la prestation de service et un accroissement de la productivité.

  • L’amélioration du travail collaboratif

Le travail digital facilite l'échange d'informations/de connaissances et le travail collaboratif. Et ce, tant en interne (entre collègues ou entre services) qu'avec des tiers (clients, fournisseurs ou partenaires). Le fait de pouvoir travailler simultanément à plusieurs personnes, ou depuis n'importe quel endroit, sur un même document réduit considérablement les délais d'attente et les frustrations (quant à savoir s’il s’agit de la dernière version ou si des modifications ont été apportées ; si oui, lesquelles et par qui...).

Les parties internes et externes à votre entreprise n’ont pas les mêmes besoins en informations. La digitalisation vous permet de filtrer vos informations, de sorte que chaque collaborateur ait accès aux seules données utiles à l’accomplissement de son travail. Du point de vue de la sécurité, vous empêchez des personnes non autorisées d’accéder aux données ; du point de vue de la pertinence, vous évitez les surcharges d'informations.

  • Une image positive auprès du fournisseur et de l’employeur

En vous engageant sur la voie du travail digital, vous faites une impression professionnelle sur vos clients (potentiels) et vos employés. Pour la jeune génération en particulier, le digital est un « mode de vie » et une valeur ajoutée certaine. Vous leur montrez que vous êtes tourné vers l’avenir, que vous vous adaptez à votre époque et que vous êtes attentif à leur bien-être. Moins de pertes de temps, moins de stress, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée... ce ne sont là que quelques bienfaits.

  • La responsabilité sociale de l’entreprise et la durabilité

La digitalisation favorise la durabilité. La réduction de la consommation de papier et d'encre représente d’une part une économie de coûts et d’autre part une économie en bois de papeterie. L'empreinte écologique est ainsi réduite.

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4. Les obstacles à surmonter

La mise en œuvre du travail digital ne va pas sans difficultés, et c’est d’autant plus vrai si votre entreprise n'a pas encore pu s’y préparer. Premièrement, la digitalisation implique, dans tous les cas, des investissements (en vue de l’implémentation d'outils externes, d'applications, de logiciels...). Cependant, tout comme une stratégie numérique se déploie sur le long terme, les investissements peuvent être étalés dans le temps. Le partenaire idéal vous accompagnera à chaque étape et vous permettra de faire les meilleurs choix au meilleur moment. La digitalisation permet également de réaliser de nombreuses économies (directes et indirectes). Songez au travail supplémentaire qui pourra être effectué dans un même intervalle de temps, aux gains de temps qui seront réalisés (fini les impressions, les copies, les recherches interminables d’informations...). Sans parler des règlements clients, qui seront encaissés plus rapidement, et des processus internes, qui seront suivis plus efficacement.

Deuxièmement, le passage au numérique exige aussi un effort d’adaptation de la part de vos collaborateurs. Les nouvelles méthodes de travail ne sont pas si faciles à adopter. Il est donc important de demander à certains cadres de donner l’exemple et d’accompagner ceux qui ont du mal à s’adapter au changement. Fixez aussi des objectifs réalistes et prenez le temps d’expliquer clairement pourquoi la transformation numérique est aussi fondamentale. Mettez en avant les avantages qu’elle procurera aux employés. "Qu'est-ce que j'y gagne ?" est une question qui nécessite des explications claires et personnalisées.

Conclusion

Le travail digital vous permet de vous démarquer grâce à une collaboration plus étroite, un échange plus important de connaissances, une productivité accrue et des collaborateurs plus heureux — ce qui n’est pas le moins important ! Le premier pas est toujours le plus difficile, il est cependant indispensable pour assurer un avenir à votre entreprise. Réalisez votre objectif et devenez une entreprise numérique moderne en écrivant votre grande histoire digitale avec le soutien d’un spécialiste en la matière, Recomatics par exemple.

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