Quelques conseils pour choisir le meilleur partenaire pour la reconnaissance automatique des factures

Quelques conseils pour choisir le meilleur partenaire pour la reconnaissance automatique des factures 

La capture ou l’extraction de données de factures est l'application la plus connue (et la plus utilisée) en matière de capture de données. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur la capture des données mentionnées sur les factures, sur les questions qu’elle soulève et les réponses correspondantes. Nous partagerons également nos 5 principaux conseils pour que vous puissiez choisir le partenaire qu’il vous faut.

Attention : ceci ne concerne que les factures reçues en dehors d'un échange de données informatisé (EDI). Les factures reçues par EDI sont enregistrées automatiquement car elles existent déjà dans un format de données structuré (par exemple XML).

Quels sont les avantages de la capture de factures ?

Les avantages les plus connus de la reconnaissance de factures sont :

• Une réduction des coûts de gestion car les opérations manuelles sont fortement réduites.

• La possibilité pour vos collaborateurs de se concentrer sur leurs activités principales (qui ont une plus grande valeur ajoutée pour l'entreprise).

• Une réduction considérable des erreurs lors du traitement des factures.

• Des gains de temps pour vos collaborateurs grâce à des délais de traitement plus courts.

• Une amélioration de la conformité : les factures contiennent de nombreux champs de données qui ne sont pas enregistrés lors d’un traitement manuel. Avec la capture automatique, les entreprises peuvent, grâce au logiciel, effectuer des contrôles de conformité.

Quels sont les différents types de solutions pour la reconnaissance de factures ?

En matière d'automatisation des factures, il existe deux types de solutions :

• Les solutions basées sur des modèles : pour chaque facture, un modèle contenant la structure du document est enregistré dans le logiciel pour servir de référence.

• Les solutions d'apprentissage automatique : le logiciel est entraîné à reconnaître tout type de facture sur la base de milliers d'exemples différents.

La solution de RecoMatics, EasyForm, utilise le meilleur des deux mondes grâce à un moteur développé par nos soins nommé EasyForm AUDI (Automatic Document Identification). Avec AUDI, nous avons une solution qui combine l'apprentissage automatique (Machine Learning) avec l'utilisation de modèles. Ces derniers sont continuellement « formés » dans votre propre environnement. Plus vous utilisez le système, meilleur il devient.

EasyForm AUDI constitue une bibliothèque complète de modèles très performants en collectant des informations à partir de chaque facture nouvellement reçue. Ceci s’effectue par la collecte d’informations pendant le traitement dans notre application « key-entry » qui utilise le point & click. Cette bibliothèque est mise à jour de manière entièrement automatique.

EasyForm AUDI remédie ainsi à l'inconvénient des modèles d'apprentissage de l'IA (qui ne peuvent pas traiter les factures non conformes) : chaque modèle apprend en continu de toutes les factures entrantes et peut de ce fait prendre en charge, contrôler et traiter les exceptions.

Nos conseils sur le choix d’un partenaire pour la reconnaissance automatique des factures

Pendant ces 25 dernières années, nous avons développé notre expérience et notre expertise dans le domaine de la capture de données. En nous appuyant sur notre collaboration avec de nombreuses entreprises dans différents secteurs, nous souhaitons vous donner 5 conseils pour que vous puissiez, en fonction de votre situation, sélectionner le partenaire qu’il vous faut :

1. Ne vous arrêtez pas à la capture

Le fournisseur dispose-t-il de solutions de traitement avancées ? L'extraction est la première étape de la collecte des données, elle est généralement suivie du traitement de ces données. Songez aux workflows automatisés incluant des approbations ou des rapprochements à 2 ou 3 niveaux avec les bons de commande et/ou les bons de livraison.

2. Évaluez le potentiel d'auto-apprentissage

Posez des questions sur la façon dont la solution « apprend » de nouvelles factures. Les meilleures solutions disposent d’une interface permettant à votre personnel de les guider. Pendant que votre équipe contrôle les données extraites, le système en prend note, ce qui lui permettra par la suite de reconnaître les factures similaires. Avec le logiciel EasyForm de RecoMatics par exemple, vous n'avez pas besoin de cours pour la prise en main du logiciel, ni de séances de formation spécifiques, ni même de séances de « désapprentissage » des faux positifs. Le logiciel traite les factures dès le premier jour et continue « d’apprendre » des factures, aussi bien celles qui lui sont connues que celles qu'il ne connaît pas. Bien entendu, tout cela se passe pendant le traitement, et non pas pendant des séances d'apprentissage organisées à part.

3. Évaluez l’ergonomie

Évaluez la facilité d'utilisation de la solution. Parfois, lorsque la reconnaissance automatique ne sera pas suffisamment fiable, vos collaborateurs seront amenés à traiter manuellement des factures dans le système. Bien que le temps qu’ils y consacreront soit minime, la facilité d'utilisation de la solution est un élément déterminant de la satisfaction des utilisateurs.

4. Évaluez la satisfaction des clients

Vérifiez si les clients de votre futur fournisseur sont satisfaits des solutions proposées et du suivi réalisé. Renseignez-vous également sur le niveau d’expérience de votre partenaire en ce qui concerne les problématiques spécifiques à votre entreprise.

5. Évaluez le coût total

Estimez le coût total d’acquisition (TCO). À chaque solution son prix ; la comparaison n’est donc pas toujours facile. Examinez la flexibilité de votre partenaire quant aux prix des différentes options (par exemple, licences vs SaaS).