Quel est le meilleur moment pour numériser les factures ?


Quel est le meilleur moment pour numériser les factures ?   

Le traitement numérique de vos factures présente de nombreux avantages, mais ce n'est pas nouveau. Pourtant, le pas vers ce changement est souvent reporté ou même non franchi. Devons-nous tenir compte de la clôture de l'exercice financier ? Devons-nous nous organiser différemment ? Et comment ? Qu'en est-il de l'intégration avec le système financier ? La transition ne sera-t-elle pas trop difficile ?   

  

Le futur c'est maintenant  

Diverses questions font que la numérisation des factures est reportée. Dommage, car la réponse est simple : le bon moment est aujourd'hui.  

Investir du temps et du budget maintenant vous assurera un retour rapide.   

En outre, le COVID-19 a accéléré le besoin de numérisation. Le travail à distance étant plus que jamais d'actualité, le travail ‘sans papier’ n'est plus un "nice to have", mais un "must". La jeune génération, les Millennials, s'attend également à pouvoir effectuer leur travail dans un environnement numérique moderne.   

 

Plus qu'un simple "moins de papier" 

Il n'y a pas de date fixe à laquelle il est préférable de commencer à traiter les factures par voie numérique. Tant que vous ne le faites pas, la pile de papier continue de croître, ainsi que le risque d'erreurs. Chaque jour où la numérisation est reportée, les armoires pleines de dossiers s'agrandissent, les archives papier difficiles d'accès demandent du temps à vos employés, des piles de "reçus" et de factures imprimées traînent, un processus d'approbation opaque entraîne des questions supplémentaires, etc. C'est un gaspillage d'espace et du temps précieux des employés compétents.   

Les principaux avantages du processus de numérisation dans la plupart des organisations sont :  
 

  • Dans tous les cas, vous gagnez du temps et donc de l'argent. 

  • Le travail de saisie est réduit au minimum, avec moins de risques d'erreurs, et peut être effectué par des profils administratifs plutôt que par des comptables hautement qualifiés. 

  • La disponibilité d'une piste d'audit complète facilite le contrôle continu pour la direction.  

  • Comme les processus deviennent mesurables, il est facile de détecter les goulets d'étranglement et de visualiser la charge.  

  • L'administration est moins sollicitée par l'organisation car les archives sont mises à sa disposition (de manière sécurisée, bien sûr). 

  • Il devient plus facile de motiver les jeunes à venir travailler pour vous.

Work smart, not hard. Laissez l'ordinateur effectuer le travail répétitif et monotone et laissez vos employés se concentrer sur le cœur de métier.  

 

Faites travailler les documents pour vous   

EasyForm Capture reconnaît non seulement les factures, mais peut également indiquer s'il s'agit d'une note de crédit, d'un bon de livraison ou d'autres documents. Un système d'auto-apprentissage qui se personnalise et s'adapte aux besoins spécifiques de votre organisation. La numérisation des documents n'a de valeur ajoutée que si les données sont extraites. C'est là qu'intervient EasyForm Capture : les données telles que le numéro de facture, le numéro de TVA, le numéro de compte, les montants, etc. sont automatiquement reconnues et converties en données structurées. Vos employés ne doivent plus saisir manuellement les données. Et ça permet de gagner quoi ? En effet, le temps ! Un temps précieux que vos employés puissent désormais consacrer à un travail valorisant.

Avec EasyForm Workflow, les flux d'approbation sont simplifiés, plus rapides et, surtout, plus clairs. Les documents voyagent souvent beaucoup au sein de votre entreprise. Une commande, un document de vente ou une facture doit être approuvé par les bonnes personnes. Un contrat passe d'abord par le département juridique, reçoit quelques commentaires, est ajusté et finalement signé par le PDG. Ou encore, une facture d'un certain montant ne doit pas passer par le chef de bureau, mais par le directeur financier.  Avec EasyForm Workflow, nous automatisons chaque processus et nous nous assurons que les documents trouvent leur chemin sans problème dans votre entreprise. Mieux encore : au cours du processus, il est possible de constituer une sorte de dossier dans lequel sont regroupés divers documents liés à la même transaction. Les bons de commande sont immédiatement liés à la facture correspondante et un contrôle automatique est effectué avec les marchandises livrées et facturées. Un e-mail concernant une note de crédit est lié à la facture correspondante. Un bon de livraison est directement consultable à partir de la facture et ainsi de suite.

Prêt à faire le saut dans la numérisation et à accélérer votre organisation ? Faites-le nous savoir, et nous vous aiderons à trouver rapidement la meilleure solution adaptée à votre entreprise. Pour ce faire, nous analysons vos besoins, recommandons des processus et des outils adaptés et vous assistons dans la transition vers la nouvelle méthode de travail.

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