Les différentes étapes du processus de capture de données


Les différentes étapes du processus de capture de données

La capture de documents est une technologie utilisée pour extraire des informations d'un document papier ou numérique et les intégrer dans un workflow. Le procédé consiste simplement à enregistrer les données et à les exporter vers un emplacement approprié, afin d’effectuer une tâche opérationnelle, telle que l'approbation des factures, l’enregistrement des commandes de vente ou la réalisation de la maintenance chez un client. Dans cet article, nous allons passer en revue les étapes à parcourir pour y parvenir. 

L'automatisation des documents s’effectue généralement en 5 phases :
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Phase 1 : La capture

Le processus automatisé commence avec des images de documents numérisés, importés ou reçus par courriel, tels des PDF. Les documents peuvent avoir été numérisés en un endroit centralisé ou en plusieurs endroits — selon le cas de figure dans lequel se trouve l’entreprise, l’une ou l’autre de ces options sera mieux adaptée.

Le logiciel examine le courrier électronique entrant, identifie automatiquement le type de chaque document et enregistre les données importantes ; il trie ensuite les documents ainsi que les pièces jointes et en assure la distribution jusqu’aux personnes concernées ou jusqu’à l’emplacement réseau approprié.

En ce qui concerne les factures, les fournisseurs les envoient par exemple au format PDF, comme pièces jointes à un courrier électronique ; elles sont ensuite automatiquement redirigées vers une file d'attente afin de subir le traitement de la comptabilité fournisseurs.

Ainsi, les informations ne restent pas bloquées dans une boîte aux lettres ou un casier postal, ce qui exclut d’éventuels goulots d'étranglement et retards. Le temps que l’on perdait auparavant à chercher ou à attendre des informations peut ainsi être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Phase 2 : Le classement 

L’application de différentes techniques de classement permet l’identification automatique des documents, leur tri et leur redirection vers la personne concernée ou l’emplacement approprié. Ces techniques incluent la reconnaissance de caractéristiques spécifiques au document (qui font l’objet d’un rapprochement avec une bibliothèque d'images), voire la « lecture » d’un document afin d’en déterminer le contenu.

Par exemple, il est ainsi possible de distinguer les factures des notes de crédit, de séparer une carte d'identité d'un contrat ou de fusionner des documents consécutifs en un seul document PDF. Cette technologie met fin au tri manuel, tâche que vos collaborateurs n’auront plus à effectuer.

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Phase 3 : L’extraction

Auparavant, seule l'utilisation de modèles ou de maquettes permettait la reconnaissance automatique de données. Aujourd'hui, notre technologie traite également les documents non structurés ou semi-structurés (dans lesquels l'emplacement des données diffère d’un document à l’autre). Le logiciel numérise l'ensemble du document et enregistre automatiquement certaines données telles que le numéro de facture, le code client, le montant, le numéro du dossier, le détail des articles, les conditions de vente, etc. 

Les solutions logicielles d’apprentissage automatique actuelles s’entraînent et gardent ainsi en mémoire les emplacements des données ; elles pourront ensuite, par exemple, retrouver les données sur une facture nouvellement reçue émise par un fournisseur déjà connu.

Lorsque la solution logicielle a localisé ces données, elle les extrait automatiquement en appliquant la logique d'extraction appropriée.

Phase 4 : La validation

Les données reconnues automatiquement sont ensuite validées pour en garantir l'exactitude, sur la base des règles de l’entreprise applicables en interne. Pour ce faire, le logiciel détermine si les données sont conformes au format attendu ou aux informations connues des systèmes exclusifs de l'entreprise, telles que les noms des fournisseurs, les numéros des commandes, les livraisons reçues, les dossiers en cours...).

Avec les solutions conviviales, l’application de différentes règles est possible. Ces solutions peuvent ainsi être facilement adaptées aux processus existants, de sorte que l'intégration dans une solution comptable ne pose aucun problème.

Les meilleures d’entre elles vous permettent également de rechercher des données se trouvant déjà dans les bases de données existantes de l’entreprise, comme les systèmes financiers, les ERP et les systèmes de gestion de contenu. Grâce à cette jonction, les données manquantes sont automatiquement complétées afin de faciliter et d’accélérer le traitement qui s’ensuit. 

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Phase 5 : L’exportation

Lorsque toutes les données pertinentes se trouvant dans les documents sont disponibles et validées, elles sont transférées vers le système de gestion ou l’ERP, avec ou sans les documents correspondants. Souvent, les documents sont également stockés dans un système de gestion de documents (tel que SharePoint).

En général, cet enregistrement est réalisé automatiquement, au moment le plus approprié. Les documents sont ainsi mis à la disposition des personnes concernées, et ce dans les meilleurs délais.

C’est aussi à ce moment qu’un workflow peut être démarré. Les factures, par exemple, peuvent être acheminées immédiatement après vérification pour approbation et paiement.

Conclusion

De la réception d’un courriel ou d’un document papier dans votre boîte aux lettres jusqu'à son traitement final dans le système d’information, vos documents parcourent différentes phases au cours desquelles ils font l’objet de nombreuses manipulations, toutes consommatrices de temps. Vous pouvez faire des économies dans ce domaine en automatisant vos processus. RecoMatics implémente des logiciels intelligents comme EasyForm Capture pour que vos processus métier puissent s’effectuer de manière plus fluide, plus précise et plus rapide. 

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