Les cinq principales raisons pour lesquelles il est indispensable de digitaliser votre flux d'approbation


Les cinq principales raisons pour lesquelles il est indispensable de digitaliser votre flux d'approbation

Un workflow numérique consiste en une série de tâches prédéfinies qui doivent être exécutées (à l’aide d’outils numériques) dans un ordre précis afin de faire aboutir un processus. Le flux d'approbation en est un exemple bien connu. Dans cet article, nous passons en revue les avantages que procure la digitalisation de ce flux d'approbation.

1. Des documents plus durables, plus accessibles et plus flexibles

Les documents numériques sont plus durables, plus accessibles et plus flexibles que les documents papier. Par conséquent, que ce soit pour vérifier, approuver ou signer des documents, le workflow numérique est LA solution à adopter. Autre avantage : votre travail peut être poursuivi depuis n'importe quel endroit et aucun flux d'approbation n’en sera retardé (en cas de télétravail par exemple).

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2. Une augmentation de la satisfaction client

Prenons l'exemple d'une compagnie d'assurance qui traite des demandes d'indemnisation au moyen d'un flux numérique. Sur une période donnée, cette compagnie peut traiter un nombre bien plus important de demandes qu’elle ne pourrait le faire en passant par un processus manuel – où les documents papier servent de support à l’information. La digitalisation augmente la productivité de l'assureur ainsi que la satisfaction de ses clients. Ces derniers obtiennent des réponses dans des délais plus courts et sont donc davantage satisfaits du service.

3. L’accélération des processus avec des règles intelligentes

Le flux d'approbation numérique est constitué de tâches bien définies qui doivent être exécutées dans un ordre bien précis. Le prise en compte de vos conditions lors de l’implémentation du flux lève toute ambiguïté sur la procédure. Vous avez la possibilité de savoir auprès de quelle personne se trouve tel document et depuis combien de temps. La détection des goulots d’étranglement est de ce fait extrêmement rapide. La mise en place de rappels automatiques contribue également à l’accélération de l'ensemble du processus d'approbation.

4. L’assurance de la sécurité des informations

Les documents faisant l'objet d'un flux d'approbation contiennent souvent des informations confidentielles. Un flux d'approbation numérique permet de n'accorder l’accès à ces documents qu’aux personnes directement concernées. Autres avantages : vous ne verrez plus de documents confidentiels traîner sur une imprimante ou sur un bureau et vous ne redouterez plus de perdre des documents importants.

5. La possibilité d’adapter les processus à votre entreprise

Les flux d'approbation numériques ne se ressemblent pas, même au sein d'une même organisation. Chaque flux d'approbation peut être parfaitement adapté au trajet qu’il parcourt dans votre entreprise, aux personnes concernées, aux délais, aux types de documents et à biens d’autres variables encore. En tant que partenaire expérimenté, RecoMatics vous accompagne durant tout le processus de réflexion qui vous permettra d'aboutir à la rationalisation de vos processus métier.

Conclusion

Les flux d’approbation constituent une partie des activités quotidiennes de presque toutes les entreprises. En automatisant ces flux avec un logiciel tel qu'EasyForm Workflow, vous augmentez l'efficacité et la productivité de votre équipe tout en gérant vos processus et en les améliorant.

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