Les avantages et les écueils des workflows automatisés


Les avantages et les écueils des workflows automatisés

L’implémentation de workflows intelligents et automatisés présente de nombreux avantages. Cependant, quelques écueils doivent parfois être surmontés. Dans cet article, nous passons en revue les principaux avantages et les principaux écueils à prendre en considération.

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1. Une vue d'ensemble sur les responsabilités de chacun

L’automatisation des différents workflows permet à la direction de garder plus facilement une vue d'ensemble. Un tableau de bord clair indique en temps réel l'état de chaque processus et permet de contrôler son avancement. Avec une vue d’ensemble sur les tâches et sur les responsabilités de chacun, vous détecterez immédiatement les goulots d'étranglement pour chaque workflow et vous pourrez faire le nécessaire pour les résorber rapidement. 

2. Le respect de toutes les étapes du workflow

L'automatisation des workflows garantit le respect de toutes les étapes et est de ce fait parfaitement adaptée aux processus complexes. L’automatisation complète de certaines étapes et la réduction considérable du taux d'erreurs permet aussi à vos collaborateurs de consacrer davantage de temps aux tâches constituant leur cœur de métier.

3. Des possibilités infinies

Chaque entreprise est unique et dispose par conséquent de ses propres procédures et de ses propres règles. C'est la raison pour laquelle les workflows automatiques peuvent (doivent) être implémentés sur mesure pour chaque processus. Les possibilités sont infinies ! Pour ne citer que quelques exemples de workflows exécutés plus rapidement et plus précisément après automatisation : la distribution du courrier entrant, l’approbation ou le rejet des factures, la répartition des tâches dans les équipes, le suivi des procédures d'achat ou de vente...

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1. Les résistances au changement

Les employés montrent souvent des réticences face aux changements affectant leur routine quotidienne. Ils doutent de la valeur ajoutée que les changements sont censés apporter, ressentent une certaine insécurité ou craignent une augmentation de leur charge de travail. En impliquant vos employés dès le début du processus et en communiquant clairement sur le sujet, vous leur jetez une ancre à laquelle ils peuvent s’accrocher.

Souvent, il faut même commencer par convaincre la direction du bon retour sur investissement (ROI). Avec une étude d’opportunité bien menée, ce n'est pas compliqué. En démontrant combien de temps (et donc d'argent) on peut économiser avec la mise en place de workflows automatiques, on coupe généralement court à toute contestation.

2. La confidentialité et la sécurité

Des dossiers remplis de documents confidentiels empilés sur un bureau, des boîtes d’archives archipleines, une corbeille à papier qui déborde... Les workflows manuels s’accompagnent souvent de pertes de documents ou de leur arrivée entre les mains de personnes non concernées.

Les logiciels de workflows tels que EasyForm Workflow intègrent de nombreuses mesures de sécurité et de nombreux contrôles limitant l’accès à certaines personnes, à certaines données et à certains moments. Les restrictions que vous voulez imposer ou les autorisations que vous voulez accorder à certaines personnes, tant internes qu’externes, sont paramétrables.  

3. De nouvelles technologies mais de mauvaises expériences

Nouvelles technologies, nouveaux maux de tête ? Vous avez probablement déjà eu affaire à une technologie qui ne tenait pas ses promesses sans avoir la possibilité de joindre le service client. Les solutions universelles permettent rarement d'obtenir les résultats souhaités pour ce qui est des workflows automatisés.

C’est la raison pour laquelle il vaut mieux faire appel à un partenaire local expérimenté, qui réfléchit avec vous à une solution adaptée à vos besoins. Un partenaire qui est accessible, qui connaît la culture locale et à qui vous pouvez poser des questions en toute simplicité (et non pas par l’intermédiaire d’un formulaire ou d’un chatbot). Un partenaire comme Recomatics. Who else ?

Conclusion

Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? Le retour sur investissement et les avantages des workflows automatisés l'emportent largement sur les écueils. Bref, on n’arrête pas le progrès. Lorsque vous faites appel à un partenaire professionnel expérimenté, vous pouvez aussi compter sur lui pour vous aider à surmonter les écueils de manière ciblée.

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