On pense généralement que l'automatisation des workflows permet de gagner du temps. Ça paraît logique. Après tout, l'automatisation assure un accomplissement plus rapide des tâches. Or, les workflows automatiques ont bien d’autres choses à offrir.
Dans cet article, nous allons passer en revue les différents avantages.
Les systèmes automatisés sont conçus pour exécuter rapidement et sans erreurs de nombreuses tâches répétitives afin d’alléger la charge de travail de votre personnel. Vos employés peuvent ainsi consacrer leur temps et leur attention à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le capital humain coûte cher ; non seulement en raison des salaires, mais aussi à cause de tous les frais supplémentaires. Alors, lorsque des tâches répétitives, normalement effectuées par des personnes, sont transférées à un système automatisé, vous réalisez des économies.
Le fait que le personnel ne peut pas/ne doit pas être complètement remplacé par des machines ou des logiciels n’est ici pas contesté. En fait, il s’agit de décider de transférer ou non à un système automatisé les tâches répétitives (et ne nécessitant pas de réflexion stratégique ou créative) à effectuer selon une procédure fixe.
Un manque d'efficacité peut coûter cher à votre entreprise. Les recherches effectuées démontrent que les entreprises perdent en moyenne près de 30 % de leur bénéfice à cause d’erreurs et de mauvaises décisions ou de reports de décisions. Même les professionnels les plus chevronnés font des erreurs (comme nous tous). Les systèmes automatisés qui se chargent des tâches répétitives éliminent en grande partie cette marge d'erreur. En vous impliquant de manière proactive dans la transformation numérique de votre entreprise, vous optimiserez « l'expérience client », ce qui se traduira par une plus grande fidélité de la part de vos clients.
Une automatisation bien pensée génère non seulement des gains de temps pour vos employés, mais aussi une réduction de vos coûts opérationnels, grâce à :
Une baisse du TCO (coût total d’acquisition)
Le TCO est la somme de tous les coûts qui résultent de la possession d'un produit ou de l’utilisation d'un service, tout au long du cycle de vie du produit ou du cycle d'utilisation du service. Par conséquent, le TCO comprend le prix d’achat, ainsi que toutes les dépenses engagées par la suite, et ce jusqu’au moment où l’acheteur se sépare du produit ou du service. La baisse du TCO est une conséquence très positive d’une automatisation réussie du processus. Un workflow automatisé vous permettra d’obtenir « plus pour moins » et entraînera une réduction des coûts de maintenance et d'assistance.
Une détection des goulots d'étranglement et l’élimination des retards
L'automatisation des workflows vous permet d'identifier et de supprimer les processus redondants et inutiles. Pendant la phase d'audit des projets, nous aidons nos clients à détecter les pratiques inefficaces et à rationaliser les processus généraux. Même après automatisation, la mise en évidence de goulots d'étranglement situés aux endroits où l’intervention humaine est élevée (au niveau de l'approbation des documents par exemple) peut se révéler intéressante. À partir du moment où vous arrivez à localiser précisément les goulots d'étranglement, vous pouvez faire le nécessaire pour les désengorger au plus vite.
En automatisant les tâches répétitives vous faites en sorte que vos collaborateurs puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment, à savoir votre cœur de métier et vos clients.
C’est déjà formidable de faire des économies de coûts et de temps, et pourtant les workflows automatisés vous permettent d’en faire encore plus. Ils contribuent aussi à l'augmentation de votre chiffre d'affaires. Une plus grande réactivité, une productivité accrue des employés et une utilisation plus efficace de vos ressources se traduisent par une meilleure expérience client et une augmentation de la qualité de vos produits ou services. Vous pouvez faire plus avec moins : moins de temps, moins de dépenses, moins d'erreurs...
En automatisant les tâches répétitives vous faites en sorte que vos collaborateurs puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment, à savoir votre cœur de métier et vos clients.
Soyons très clairs, les ressources humaines sont le capital le plus important de toutes les entreprises ou presque. La meilleure décision que vous puissiez prendre est d'utiliser ce capital aussi efficacement que possible afin de faciliter la croissance de votre entreprise. Pour vous aider, vous pouvez utiliser des logiciels intelligents tels que EasyForm Workflow et EasyForm Capture de RecoMatics.
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