Le top 5 des conseils pour une capture de données optimale


Le top 5 des conseils pour une capture de données optimale

La technologie de capture et l’extraction de données fait couler beaucoup d’encre. Pour vous aider à tirer le meilleur parti de la capture de données, nous vous donnons dans cet article nos cinq meilleurs conseils pour bien débuter et réussir votre parcours vers la digitalisation.

1. Évitez de copier le processus manuel sans réfléchir

Un processus automatisé de capture de données commence par une synthèse et une analyse du processus actuel. Ce n’est pas une bonne idée que de simplement copier un processus manuel (le processus « papier ») vers un nouveau processus numérique car vous laissez passer l’occasion d’éliminer des étapes inefficaces (par exemple, la recherche d’un document par une personne est beaucoup moins efficace que la recherche de ce document par un ordinateur).

Et n'oubliez pas d’utiliser autant de contrôles automatisés que possible en remplacement les contrôles manuels !

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2. Limitez le nombre d'étapes

Enregistrez le contenu d'un document le plus tôt possible dans le processus. Il faut donc travailler à partir du document original et ne pas ajouter d'étapes de conversion inutiles. Chaque étape supplémentaire ajoute un risque d'échec et peut aussi entraîner une perte de données et de qualité.

Évitez absolument d'imprimer et de numériser à nouveau des documents et mettez en place un contrôle de base de la qualité des données à la source. Par exemple, si des utilisateurs sont autorisés à télécharger des photos de documents, contrôlez la résolution minimale et la taille maximale du fichier qui sont les conditions pour un possible traitement ultérieur.

3. Limitez les extractions aux besoins de votre entreprise

Très souvent, on s'attend à ce que « tous les éléments » soient reconnus sur un document, sans tenir compte des données dont on dispose déjà dans l'organisation (et qui sont donc superflues), ni de la pertinence d’autres données. Dans de nombreux cas, la « reconnaissance » ne doit concerner qu’une partie seulement des informations figurant sur un document ; ces données peuvent être complétées avec des informations dont on dispose déjà dans l’entreprise.

Par exemple, il peut être suffisant de déduire automatiquement d'une référence interne des informations se trouvant dans une base de données interne, telles que l'expéditeur, le destinataire et le dossier ; cela permet ensuite de procéder à une vérification automatique de la présence de ces informations sur le document (dans le respect des écarts autorisés). Cette technique est souvent utilisée pour faire le lien entre les factures et les bons de commande ou pour distribuer le courrier entrant à l’intérieur d’une entreprise.

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4. Choisissez les flux à traiter les plus pertinents

Déterminez quels sont les flux documentaires qui pourraient être automatisés. N'automatisez pas juste parce que la technologie le permet, mais choisissez le processus le plus intéressant en fonction des critères suivants :

  • Volume

La mise en œuvre de la capture de documents exige souvent des frais de mise en place et/ou des frais minimes de transactions ou de documents. Le retour sur investissement (ROI) est donc beaucoup plus rapide et plus important pour les grands volumes de documents.

  • Implication du personnel

Tenez compte des collaborateurs impliqués dans le processus actuel de traitement ou de contrôle de données.

  • Sensibilité aux erreurs

Le processus existant est-il sensible aux erreurs ? Les documents contiennent-ils des données confidentielles ? Une procédure visant à corriger les erreurs ultérieurement dans le processus est-elle très coûteuse ? Des réponses affirmatives à ces questions indiquent que votre entreprise a tout intérêt à automatiser la capture de données.

  • Rappel

Perdez-vous du temps à effectuer toujours les mêmes opérations ? Le personnel est-il surqualifié pour effectuer ces tâches manuelles ? Les documents s'accumulent-ils ? Un ordinateur ne se plaindra jamais de l'exécution de tâches répétitives (que ce soit de jour, de nuit ou le week-end).

5. Importance du personnel

Sauf cas exceptionnels, l'enregistrement automatique de données ne peut se passer complètement de l’homme. La plupart du temps, la contribution humaine se déplace vers le traitement des erreurs et l'amélioration de la qualité. Il est alors indispensable de disposer d'une interface utilisateur simple et efficace. Une interface conçue pour la gestion des erreurs et la collecte des informations afin d’augmenter encore le degré d'automatisation et de précision.

Conclusion

La capture et le traitement de données consolident les entreprises dans de nombreux domaines ; ils nécessitent cependant une approche systémique. Au début de chaque projet, les spécialistes de RecoMatics effectuent une analyse approfondie de vos méthodes de travail, de vos objectifs, et surtout de la manière dont vous pouvez les atteindre le plus rapidement possible.

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