Le service courrier numérique – un traitement simple et rapide grâce à la capture de données


Le service courrier numérique – un traitement simple et rapide grâce à la capture de données 

Qu’est-ce qu’un service courrier numérique ? À quoi sert-il et pourquoi en aurais-je besoin ? Dans cet article, nous vous l’expliquons très simplement.

Qu'est-ce qu'un service courrier numérique ?

Un service courrier numérique, c’est une automatisation des processus traitant le courrier entrant (documents papier et numériques). Les documents papier sont numérisés à l'aide de scanners, tandis que les documents électroniques sont automatiquement importés.

Le classement et la distribution du courrier à l’intérieur d'une entreprise sont automatisés à l’aide de techniques de capture de données.

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Pourquoi aurais-je besoin d'un service courrier numérique ?

Aujourd'hui, nous communiquons essentiellement par voie électronique. Nous envoyons des fichiers par courriel, nous partageons nos documents dans le cloud en utilisant Dropbox ou OneDrive, nous diffusons des messages et des opinions sur les médias sociaux, nous transmettons des informations personnelles au moyen de diverses applications mobiles, nous échangeons avec les services clients en passant par des chatbots et ainsi de suite. 

Et malgré cette diversité de canaux de communication numériques, de nombreux documents papier continuent d'affluer chaque jour dans les entreprises. Par conséquent, ces dernières doivent aujourd’hui encore traiter et distribuer en interne le courrier papier tout comme le courrier numérique.

Par ailleurs, de plus en plus d’informations se trouvent dans des documents non structurés (tant papier que numériques). Leur recherche est de ce fait plus compliquée et plus longue. Si elles sont essentielles à vos processus métier et si vous ne les obtenez pas assez rapidement, vous risquez de passer à côté de de certaines opportunités ou de devoir reporter des décisions importantes. 

Comment fonctionne un service courrier numérique ?

Après numérisation ou importation du courrier, les solutions de capture de données, telle EasyForm Capture de RecoMatics, classent, trient et extraient automatiquement les données et en assurent la distribution automatique (ceci tant pour les documents structurés que pour les documents non structurés). Notre solution utilise diverses techniques, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), la reconnaissance de codes-barres (OBR), le traitement du langage naturel (NLP) et l’intelligence artificielle (AI), afin d’analyser et de reconnaître le contenu du courrier. Grâce à l'apprentissage automatique (ML), le traitement automatique est optimisé et se précise au fil du temps. 

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Quels sont les avantages du service courrier numérique ?

Pour nos clients, les avantages les plus évidents d’un service courrier numérique sont :

  • Un meilleur service client.

  • Un meilleur suivi du courrier.

  • Un contrôle et un suivi automatiques de l’ensemble du courrier entrant.

  • Une réduction des coûts et une élimination de l'impression sur support papier.

  • Une solution tant pour le courrier papier que pour le courrier numérique.

  • Un track & trace des réponses au courrier entrant.

Quels sont les différents types de solutions pour les services courrier ?

Il existe deux types de solutions pour les services courrier :

  • Le service courrier numérique interne : vous gérez vous-même votre service courrier numérique.

  • Le service courrier numérique externalisé : votre partenaire traite l’ensemble de votre courrier entrant, de la numérisation jusqu’à la distribution dans vos services.

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Et si vous externalisiez ?

Dans certains cas, vous pouvez avoir intérêt à externaliser le service courrier numérique. Si vous avez un problème d’effectif, des volumes de papier qui vont en augmentant, un espace de bureau insuffisant, ou si vous ne souhaitez pas investir encore dans des scanners, alors l'externalisation peut être une bonne solution. RecoMatics est un partenaire de bpost, qui propose des solutions de services courrier externalisés utilisant le logiciel EasyForm de RecoMatics.

Cependant, si vous traitez des documents confidentiels, ou un volume de courrier papier en hausse, ou un volume de courrier multicanal en baisse, ou si vous ne travaillez pas selon des processus fixes prédéfinis, il peut être plus intéressant pour vous de gérer et de contrôler vous-même votre propre service courrier numérique.

Une combinaison des deux solutions est également possible : vous pouvez faire numériser vos documents papier par votre partenaire, puis les transférer dans le cloud à votre service courrier numérique. Le partenaire idéal détournera les documents papier vers son propre centre de numérisation et vous les livrera immédiatement sous forme électronique, de sorte que votre flux entrant ne soit constitué que de documents numériques.

Conclusion

Pour de nombreuses entreprises, le service courrier numérique est une excellente solution pour un traitement plus rapide, plus efficace et plus avantageux de grands volumes de courrier entrant (papier et numérique). Notre Digital Mail Assistant, un outil puissant qui établit une passerelle entre Microsoft Outlook et SharePoint, est un bon complément au traitement du courrier entrant. 

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