Le passage aux workflows automatiques en cinq étapes


Le passage aux workflows automatiques en cinq étapes

L'automatisation des workflows permet de rationaliser les processus métier. Les interventions humaines sont réduites au minimum, non seulement pour gagner du temps mais aussi pour limiter le nombre d'erreurs. Dans cet article, nous passons en revue les cinq principales étapes que toute entreprise doit franchir afin d'optimiser le fonctionnement de ses workflows automatiques.

1. Identifiez les tâches répétitives

La première étape en vue de l'automatisation des workflows consiste à identifier les tâches répétitives. Pour ce faire, nous vous conseillons de représenter visuellement les workflows existants afin d’obtenir une meilleure vue d’ensemble. Vous serez ainsi en mesure d'identifier les tâches répétitives et de comprendre la façon dont elles sont liées entre elles (cet exercice révèle souvent d'autres failles qu’il faudra aussi traiter).

Vous pourrez ensuite définir le workflow idéal qui améliorera les processus existants. Il est essentiel d’impliquer les différentes parties prenantes dans ce processus. 

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2. Définissez les objectifs de l’entreprise

Identifiez le problème ou les faiblesses, mettez-les en rapport avec les objectifs que vous avez fixés pour votre entreprise et évaluez-en l'impact. Vos objectifs peuvent être de différents ordres : augmentation de la productivité, réduction du délai d'exécution d'un processus spécifique, réduction de la charge de travail de votre équipe (saisie de données), développement de la croissance... À l'issue de cette étape, vous pourrez démontrer comment l'automatisation contribue aux objectifs de votre entreprise et comment vous pouvez mesurer cette contribution. 

3. Sélectionnez la bonne solution pour l'automatisation de vos workflows

Le choix du partenaire chargé d’implémenter vos workflows automatiques constitue une étape essentielle pour l’identification de vos besoins actuels et futurs. Le partenaire idéal vous accompagnera à chaque étape et vous guidera vers la solution la plus efficace et la plus avantageuse. Déterminez les critères qui sont décisifs pour vous et dressez la liste des avantages et des inconvénients. Pensez également à prendre en considération les économies de temps et d'argent qui seront effectivement réalisées.

4. Formez les utilisateurs

L'introduction d'un nouveau logiciel de gestion des workflows (ou tout autre changement) suscite souvent des résistances chez les employés concernés. C'est la raison pour laquelle il est important de les impliquer dès le début du processus, de les laisser exprimer leurs idées et de leur donner les responsabilités nécessaires. En assurant une transition limpide de l’actuel processus manuel vers le nouveau système automatique, et en proposant une formation adaptée à vos collaborateurs, ils accepteront les changements en peu de temps et dans la bonne humeur.

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5. Mesurez vos KPI et améliorez vos workflows

Qui n'avance pas recule. C'est la raison pour laquelle il faut, pour vos processus automatisés comme pour le reste, être attentif aux retours d'expérience des utilisateurs (tant internes qu'externes). Si parallèlement à cela, vous mesurez vos indicateurs clés de performance (KPI), vous serez en mesure d’apporter, de façon continue, des améliorations à vos workflows automatiques. Les systèmes tels qu'EasyForm Workflow fournissent un tableau de bord détaillé qui permet d'identifier les goulots d'étranglement et aide votre équipe à gagner en efficacité.

Conclusion

L'automatisation des tâches répétitives et des workflows apporte de nombreux avantages. Dans ce contexte, il est important d'adopter une approche réfléchie et de prendre en considération l'ensemble de la situation. Faites confiance à RecoMatics pour vous accompagner : vous augmenterez votre retour sur investissement et vous pourrez compter sur les logiciels intelligents de votre partenaire, intelligent lui aussi ;)

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