La dématérialisation du traitement des factures entraîne une réduction des coûts. Qu’en est-il vraiment ?


La dématérialisation du traitement des factures entraîne une réduction des coûts. Qu’en est-il vraiment ?

De plus en plus d'entreprises optent pour la dématérialisation du traitement des factures fournisseurs. La raison principale : les économies de coûts et de temps. Qu'en est-il exactement ? Dans cet article, nous expliquons à l'aide de quelques chiffres comment la digitalisation de ces tâches répétitives permet de gagner du temps et de l’argent.

Réception de factures par courrier électronique ou postal

Aujourd’hui, de plus en plus de factures sont envoyées et reçues par courrier électronique, et cette pratique ne fera que croître dans les années qui viennent. Cependant, ces factures sont très souvent imprimées avant d’être traitées. Les imprimantes fonctionnent à plein régime, les stocks de papier diminuent dans les bureaux et les traitements manuels qui suivent prennent du temps.

Pour éviter tous ces traitements, il est possible de filtrer et de lire automatiquement les factures numériques reçues dans les boîtes aux lettres électroniques. Elles peuvent ensuite être traitées dans un workflow numérique, ce qui se fait de façon automatique, sans aucun effort.

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Traitement des factures

Il faut en moyenne 30 secondes pour saisir une facture de façon manuelle. Avec le traitement numérique ce temps moyen passe à 2 secondes par facture. Et ce n'est que le début d'un processus souvent obscur au cours duquel les factures doivent également être approuvées. Dans les entreprises où plusieurs personnes doivent approuver une même facture, il est parfois difficile de savoir où cette dernière se trouve et qui est responsable à un moment donné.

En mettant en place un workflow automatique, vous aurez un aperçu en temps réel du statut de chaque facture et de la localisation d’éventuels goulots d'étranglement qu’il faudra désengorger. De plus, l'approbation peut avoir lieu de n'importe quel endroit et à n'importe quel moment, à partir d'une tablette, d'un smartphone ou d'un ordinateur portable. Par ailleurs, les procédures en vigueur doivent aussi être respectées automatiquement à l’intérieur du système.

Éviter les tâches répétitives (et les erreurs)

En tant qu'entreprise, vous recevez régulièrement des factures très similaires (chaque fournisseur a son propre format et chaque facture comporte un certain nombre de mentions obligatoires). Certaines de ces factures comportent de nombreuses lignes qui doivent être contrôlées et entrées dans le système. Lors d’une saisie manuelle des factures, le taux d'erreur est d'environ 3,7 %. Un traitement numérique réduit ce taux à une moyenne de 0,6 %. Après la saisie manuelle, la recherche et la correction de petites erreurs (qui ont parfois de grandes conséquences) représentent des pertes de temps qui pourraient être évitées.

En automatisant le processus de saisie, avec la reconnaissance et le contrôle automatique des lignes, vous réduisez le risque d'erreur et vos collaborateurs pourront se consacrer à leur cœur de métier. De plus, les logiciels intelligents de reconnaissance s'entraînent pour arriver à reconnaître (et donc à traiter) de mieux en mieux, et de plus en plus vite, les factures similaires.

Conclusion

La réception, l'ouverture, le tri, la vérification, le suivi, le traitement et l'approbation des factures fournisseurs sont des tâches particulièrement chronophages. Chaque jour, chaque semaine, chaque mois et chaque année, ce sont des heures et des heures qui s’accumulent et qui vous coûtent très cher. Les domaines dans lesquels des bénéfices peuvent être réalisés peuvent différer d'une entreprise à l'autre et d'un secteur à l'autre. En tant que spécialiste des processus métier, RecoMatics vous écoute et analyse les problèmes avec vous afin de les localiser et de vous proposer la meilleure solution possible.

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